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Robotergesteuerte Prozessautomatisierung beschert Unternehmen diverse Vorteile. Hier sind die elf Top, die RPA Anwendungsfälle in ihrem Geschäft umsetzen kann.

Zusammenfassung:

• Was ist Robotergesteuerte Prozessautomatisierung?
• Warum investieren Unternehmen in RPA?
• Elf RPA Anwendungsfälle

Was ist Robotergesteuerte Prozessautomatisierung?

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist die Anwendung spezialisierter Computerprogramme, bekannt als Softwareroboter. Diese Roboter automatisieren und standardisieren wiederholbare Geschäftsprozesse, die normalerweise von Angestellten ausgeführt werden.

Der Sektor ist groß, laut einer Recherche von Forrester wird erwartet, dass die Branche im Jahr 2021 2,9 Milliarden $ erreichen wird.

Stellen Sie sich einen Roboter an einem Schreibtisch sitzend vor, der dieselben Anwendungen benutzt und dieselben Aufgaben erfüllt wie ein menschlicher Mitarbeiter.

Bei der Robotergesteuerten Prozessautomatisierung geht es nicht um physische Roboter. Sie erfolgt dann, wenn ein virtueller Roboter menschliche Aktivitäten imitiert, indem er mit Anwendungen in derselben Weise wie ein Angestellter interagiert.

Mit der Ausnahme, dass er dies mit derselben Geschwindigkeit tut wie ein Computersystem.

Beispielsweise erfüllte der effizienteste Softwareroboter, den Flowit entwickelt hat, die Aufgaben von etwa 1.100 menschlichen Mitarbeitern an jedem einzelnen Tag.

Unterstützend als ein virtueller roboterhafter Assistent übernehmen diese Bots monotone Aufgaben und setzen die Zeit von Mitarbeitern frei, damit diese sich für Aufgaben engagieren können, die mehr Einnahmen erzeugen.

Weiterhin integriert sich RPA gut in eine existierende IT-Infrastruktur, selbst beim Arbeiten über unterschiedliche Plattformen, mit verschiedenen Anwendungen und Abteilungen. Selbst alte Anwendungen, die sehr teuer zu aktualisieren sind.

Unternehmen müssen nicht außerordentlich viel in Automatisierungsprozesse investieren, doch wer dies tut, erkennt sichtbare Vorteile.

Warum investieren Unternehmen in RPA?

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist sowohl kosteneffizient als auch nutzerfreundlich. Ihre Vorteile erregen Aufmerksamkeit bei Unternehmen verschiedener Branchen.

Diese Vorteile umfassen:

• Gestiegene Exaktheit. Bots sind unglaublich exakt und konsequent – sie machen seltener Fehler und Tippfehler als menschliche Mitarbeiter. Virtuelle Roboter wenden konventionelle Prozesse an, wie zum Beispiel das Hinzufügen oder das Entfernen von Nutzerkonten. Einschließlich dem Kopieren von Informationen von einem System ins andere, der Einführung von Mitarbeitern oder der Besiedelung eines Formulars, das auf Informationen aus einem anderen System basiert.
• Keine Unterbrechung des Arbeitsflusses. Virtuelle Roboter operieren rund um die Uhr, ohne von der Belegschaft eingeschaltet oder weiter unterbrochen zu werden.
• Sie erfüllen gesetzliche Auflagen. Konfigurierte Bots folgen Anleitungen und bieten für jeden Schritt ein Protokoll. Bots können auch ihre letzten Schritte wiederabspielen für den Fall, dass ein Prozess eine Überprüfung benötigt. Die kontrollierte, „roboterhafte“ Natur ihrer Arbeit führt dazu, dass sie ideal dafür geeignet sind, strenge Standardvorschriften einzuhalten.
• Arbeit innerhalb von bestehenden Parametern. Traditionelle Automatisierungsinitiativen benötigen erhebliche IT-Ressourcen, um zwischen zahlreichen Anwendungen integriert zu werden. Roboter tun dies nicht, sie arbeiten quer durch die Schichten bestehender Anwendungen, wie dies ein Mensch tun würde. Dies ist für hinterlassene Systeme besonders nützlich, in den APIs nicht erhältlich sind. Alternativ in Organisationen, die nicht über die Ressourcen verfügen, um eine Integration auf tiefer Ebene mit bestehenden, hinterlassenen Anwendungen zu entwickeln.
• Sie steigern die Moral der Mitarbeiter und ihre Erfahrung. Die Mitarbeiter investieren mehr Zeit und ihr Talent für herausfordernde und strategische Arbeit. Bots ermöglichen es Mitarbeitern, manuelle Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, die Dateneingabe und die Suche nach Informationen auf Webseiten auf sie abzuladen. Die Angestellten können sich stattdessen auf strategische und Einnahmen erzeugende Aktivitäten konzentrieren.
• Gesteigerte Produktivität. Prozesszykluszeiten werden effizienter und schneller abgeschlossen im Vergleich zu manuellen Prozessen.

Die RPA-Technologie ist erheblich fortgeschritten und schöpft die ganze Zeit mehr Wert.

Fortgeschrittene kognitive Fähigkeiten wie künstliche Intelligenz und Maschinenlernen, erlauben es den Bots, die Schnittstellen, an denen sie arbeiten, intelligent zu interpretieren. Virtuelle Bots sind besser in der Lage, Fehler zu bewältigen und unstrukturierte Daten zu durchsuchen.

Maschinenlernen erlaubt es Bots im Laufe der Zeit, Muster zu erkennen, das heißt, falls ein Prozess einen menschlichen Eingriff erfordert, lernt dies ein Bot und agiert autonom, falls so eine Situation wieder eintritt.

Elf Top RPA Anwendungsfälle

Verkaufsaufträge

Datenkonsistenz entlang der Plattformen auf Unternehmensebene ist eine mühsame Aufgabe. Handelsvertreter müssen ihre Zeit darauf verwenden, Daten in ein CRM-System und ein ERP-System einzugeben.

Finanzanalysten müssen die Daten kopieren und in ein anderes System oder Modul eingeben.

Dies führt zu einer Duplizierung, erzeugt Fehler und beeinflusst die Produktivität. RPA kann solche Aufgaben automatisieren und End-to-End-Verkaufsaktivitäten durchführen wie die Dateneingabe und die Erstellung der Rechnung. Weiterhin können Bots eine Datenbasis unterhalten durch die Entfernung duplizierter Daten.

Durch das Ausmerzen zeitverbrauchender Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf ihre primären Aufgaben konzentrieren und mehr Einnahmen erzeugen.

Marketing: Leadgenerierung

Leadgenerierung ist ein wesentlicher Bestandteil heutiger Marketingprozesse. Marketingteams entwickeln neue Einträge über potentielle Interessenten innerhalb eines CRM-Systems, das von Quellen von außerhalb gespeist wird.

Einige CRM-Plattformen bieten ihre eigenen, eingebauten Werkzeuge zum Hochladen von Daten an. Die meisten alten Plattformen verlangen von ihren Nutzern, die Informationen für jeden neuen Lead per Hand einzugeben. Damit sinkt die Zeit, welche die Belegschaft für andere Aufgaben zur Verfügung hat, und es steigt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.

Nehmen wir zum Beispiel eine Firma, die Konferenzen der Branche besucht, um potentielle Leads zu sammeln. Die Mitarbeiter würden jeden möglichen Kunden per Hand in ihr CRM-System eingeben.

Mit RPA können Nutzer Software programmieren, um die Daten direkt aus ihren Tabellenkalkulationen zu importieren. Dies ist schneller und exakter, als es von Hand zu tun. Wieder einmal können die Mitarbeiter sich auf die Aussichten der Leads konzentrieren anstatt auf die Dateneingabe.

Rechnungsverarbeitung

Rechnungsverarbeitung beinhaltet oftmals sich wiederholende, manuelle Aufgaben, dies führt zu verspäteten und nicht korrekten Zahlungen.

Rechtzeitige Zahlungen können Qualitätsware und Dienstleistungen des Verkäufers schneller liefern.

Umfangreiche Rechnungsverarbeitung kennt viele Herausforderungen. Diese beinhalten das Format der Rechnung, Daten aus verschiedenen Quellen, Abgleichverfahren und die Eingabe in eine Datenbank.

RPA automatisiert die Rechnungsverarbeitung – formatiert die Dateneingabe, Abgleichfehler und bearbeitet sogar die präzise Entscheidungsfindung, dabei wird der menschliche Eingriff minimiert.

RPA automatisiert den End-to-End-Prozess vom Eingang bis zur Bezahlung.

Rückerstattungen schneller bearbeiten

Der Ruf eines Unternehmens hängt davon ab, wie schnell es seine Fehler beheben kann und Rückerstattungen sind hierfür ein Beispiel. Kunden verlangen, dass dieser Prozess nahtlos, schnell und schmerzlos verläuft, dennoch ist dies leichter gesagt als getan.

Beschwerden und Rücksendeanforderungen erzeugen viele Daten, es kann ermüdend sein, sie durchzugehen. Die RPA kümmert sich um die Angelegenheit und bearbeitet die Rückerstattung ohne Verzögerung. Dies erhöht die Kundenzufriedenheit und hat einen positiven Einfluss auf den Ruf einer Marke.

Lohnabrechnung

Die Bearbeitung der monatlichen Lohnabrechnung ist eine zeitraubende und sich wiederholende Aufgabe für die Personalabteilung eines jeden Unternehmens.

Die Lohnabrechnung erfordert die Eingabe einer erheblichen Datenmenge. Dies führt auf zu einer Ungenauigkeit der Daten, was Verzögerungen bei der Überweisung verursacht und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern hervorruft.

Die RPA überprüft die Datenkonsistenz der Mitarbeiter entlang verschiedener Systeme, bestätigt Arbeitszeitblätter, Belastungszulagen und Steuerabzüge. Virtuelle Roboter können Gehaltsabrechnungen, steuerpflichtige Leistungen und andere Erstattungen automatisieren.

RPA automatisiert Transaktionen in Verbindung mit der Gehaltsabrechnung von End-to-End, um Ungenauigkeiten und Verzögerungen zu vermeiden.

Finanzberichte und Buchhaltung

Am Monatsende oder nach jedem vierteljährlichen Zeitraum findet eine Zeit voller Stress statt für all diejenigen, die im Bereich Finanzen und Buchhaltung arbeiten und die dann hektisch unterschiedliche Informationsquellen für Unternehmen erstellen.

Die RPA kann vergangene, historische und gegenwärtige Markttrends analysieren, um eine prognostizierte Einschätzung des finanziellen Wohlbefindens des Unternehmens zu erstellen und Berichte über Abweichungen zur Verfügung zu stellen. Weiterhin kann die RPA monatliche Verkaufszahlen herunterladen und geschuldete Vertriebsprovisionen berechnen, Zahlungen vornehmen und sämtliche finanziellen Daten aufzeichnen.

RPA automatisiert das Aggregieren finanzieller Daten in einem Bruchteil der Zeit, dies gibt den Buchhaltern die Möglichkeit, diese Informationen für Einsichten und Vorhersagen zu nutzen.

Kundendienst

Schnelle Antworten sind das, was heutige Kunden erwarten, schnell gefolgt von einer Lösung. Die RPA macht es möglich, eine hohe Kundenzufriedenheit zu liefern und das, was die Kunden möchten.

Automatisierte Kundenbetreuungssysteme können Fragen filtern und erste Antworten für Kunden bieten. Die RPA kategorisiert Fragen und leitet sie an die richtige Abteilung, zum Beispiel an die technische Abteilung, die Serviceabteilung oder die Verkaufsabteilung weiter.

Das Sortieren gewährleistet, dass der richtige Kundenbetreuer für eine schnelle Lösung des Falls ausgesucht wird. Es ist nicht nötig, den Anruf eines Kunden von einem Kundenberater zum nächsten weiterzuleiten.

Die Kundenbetreuung beinhaltet mehrere, auf Regeln basierende Prozesse, die optimiert werden können. Nach einer neuen Untersuchung können 70 bis 80 % aller regelbasierten Prozesse automatisiert werden und es ist eine gute Idee, mit dem Kundenservice anzufangen.

Datenspeicherung

Die RPA kann alle möglichen Arten von geschäftlichen Informationen speichern, sortieren, organisieren und zugänglich machen. Systeme können unterschiedliche Daten, zum Beispiel Kontaktinformationen, Verkaufsgeschichte, Vorlieben oder Informationen der Personalabteilung wie Geburtstage oder Verträge, kategorisieren.

Falls Daten sensibel sind, besteht aus Gründen des Datenschutzes ein Bedarf Daten automatisch zu verschlüsseln. Die Daten müssen nicht versteckt, sondern nur anonymisiert werden.

Diese Daten können entweder verborgen oder angezeigt werden entsprechend dem Status verschiedener Arbeitsrollen.

So können Kundenbetreuer, Verkaufspersonal, die Personalabteilung oder die Geschäftsleitung einen gleichen Zugang zu Daten haben, aber keine sensiblen oder verschlüsselten Daten teilen. Es gibt keinen Bedarf, diese Informationen einzugeben oder sich Sorgen um ihre Exaktheit oder Sensibilität zu machen.

Die Speicherung von Daten ist eine der arbeitsintensivsten Tätigkeiten und kann viel Stress verursachen. Die Einführung von RPA kann sich wiederholende Aufgaben um bis zu 80 % reduzieren.

Preisvergleich

Unternehmen müssen groß einkaufen, um Produkte herzustellen oder Dienstleistungen anzubieten.

Die Kosten dieser Einkäufe beeinflussen die Einnahmen und den Gewinn eines Unternehmens. Die Mitarbeiter von Unternehmen recherchieren ständig online, um eine informierte und hoffentlich kostenbegrenzende Entscheidung treffen zu können.

Doch die Recherche ist zeitraubend und kompliziert, was auch der Grund dafür ist, warum heutzutage viele Unternehmen RPA nutzen. Virtuelle Bots vergleichen Preise von verschiedenen Verkäufern hinsichtlich Qualität und Produkteigenschaften. Die Unternehmen kaufen dann die besten Produkte zum wettbewerbsfähigen Preis.

Einstellungen

RPA kann auch bei Einstellungen helfen und den Prozess optimieren. Sie kann von verschiedenen Plattformen Lebensläufe beziehen, ihren Wert einschätzen und durch Spam und unverlangt eingereichte Bewerbungen waten.

Die RPA optimiert Einstellungsverfahren um eine erhebliche Marge. Dies reduziert den Stress von Anwerbern und erlaubt ihnen, jeden ernsthaften Bewerber gründlich einzuschätzen.

Virtuelle Roboter können 90–95 % der wichtigen Einstellungsprozesse verwalten wie das Durchsieben, Einschätzen, Vermessen und Einstellen.

IT: Neue Nutzer hinzufügen

IT-Abteilungen verbrauchen immer mehr Zeit damit, neue Nutzerkonten für Neueinstellungen und anwendungsspezifische Profile für Mitarbeiter zu erstellen.

Diese Art von Arbeit bindet hoch qualifizierte Mitarbeiter durch das Verrichten von sich wiederholenden Aufgaben mit einem niedrigen Wert. Auch enthalten einige Systeme nicht die Funktionalität, um Backend-Automatisierungsskripts laufen zu lassen.

Beispielsweise könnte eine IT-Abteilung bereits über ein automatisiertes System für die Vergabe neuer Nutzerkonten verfügen.

Im Wesentlichen reicht ein Nutzer eine Anfrage für ein Konto auf einem bestimmten System ein. Sobald der Systemverwalter der Anfrage zustimmt, wird das Konto erstellt. Um den Prozess fortzusetzen, wird eine automatisierte E-Mail an den Administrator verschickt, um die Erlaubnis des Nutzers zu bestätigen. Schließlich kann die IT-Abteilung die Sicherheitsberechtigung des Nutzers konfigurieren.

Um den Vorgang zu beschleunigen, kann ein virtuelles Bot die Aktivitäten des Administrators während des Konfigurierungsschrittes durchführen. Die einzige manuelle Arbeit, welche die IT-Abteilung ausführen muss, ist der Anfrage zuzustimmen.

Bearbeitung von Informationen der Personalabteilung

Die Speicherung und Bearbeitung von Informationen der Personalabteilung ist eine Herausforderung. Dies nimmt viel Zeit in Anspruch und kann ein mühsamer Vorgang sein.

Ein erfolgreiches Unternehmen generiert eine große Menge von Daten über die Mitarbeiter, es ist eine Herausforderung diese zu filtern und zu organisieren. Die RPA kann all jene Informationen sammeln und organisieren, die eine Personalabteilung braucht.

Die Geschichte, die Gehaltsabrechnung, das Niveau der Vergütung und der Ausbildung eines Mitarbeiters können unter Verwendung von RPA geordnet werden. Die RPA kann alle alltäglichen Aufgaben bewältigen und den Mitarbeitern der Personalabteilung erlauben, sich auf menschliche Interaktionen zu konzentrieren.

Die Beschäftigten der Personalabteilung können eine Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter, der Arbeitskultur und das Auffinden neuer Talente zur Priorität machen.

Daten in verschiedenen Formaten extrahieren

Daten erscheinen in unterschiedlichen Formaten vom editierbaren, eingescannten Text bis hin zu handschriftlichen Notizen. Mitarbeiter der Dateneingabe mühen sich mit dem Lesen der Informationen und ihrer Eingabe in das System ab.

Die RPA kann die Technologie der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) nutzen, um verschiedene Informationsformate zu lesen. Einmal eingescannt und bearbeitet, können die Informationen in die Datenbank.

Mitarbeiter verbringen etwa 10–20 % der Arbeitszeit mit rezitativen Computeraufgaben. Diese ganze Zeit kann gespart und für etwas Produktiveres genutzt werden.

Die Automatisierung dieses Prozesses ermöglicht das akkurate Speichern von Informationen, was zu einer erheblichen Rendite auf die Investition für das Unternehmen führt.

Schlussfolgerung

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann auf verschiedene Arten und Weisen eingesetzt werden, um beides, Zeit und Geld, einzusparen und gleichzeitig die Zufriedenheit mit der Arbeit erhöhen.

Bei Flowit ermutigen wir Unternehmen, die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung einzuführen. Wir empfehlen die Einführung einer systemweiten Automatisierung gleich von Beginn an.

Als Alternative können Sie klein beginnen und ein Prozess nach dem anderen automatisieren, um festzustellen, ob es sich um die richtige Wahl für Ihr Unternehmen handelt.