Juhan-Madis Pukk: Sieben Schritte, um e-Estonia wieder von Null auf Führung zu bringen

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In den frühen 2000er Jahren wurde jeder Regierungschef, der Estland besuchte, mit Stolz durch den Sitzungssaal der Regierung im Stenbock-Haus geführt, um Zeuge der Reihe von Flachbildschirmen zu werden, hinter denen estnische Minister wichtige Entscheidungen ganz papierfrei trafen, wodurch der Ruf Estlands als digitale Nation gegründet wurde. Mit den Jahren wurden diese Besuche zunehmend kurios, weil eine Regierung, deren Arbeit hinter Computern stattfand, nicht länger einzigartig war, aber aus Höflichkeit drückten unsere hochrangigen Gäste noch immer Bewunderung aus. Im Jahr 2013 gab unsere Regierung schließlich ihre Desktop-Computer auf und die peinlichen Rundgänge zur Besichtigung von Computermonitoren endeten, obwohl die Geschichte der papierlosen Regierung Würdenträgern, die uns besuchen, immer noch erzählt wird.

Der Zustand des Eindrucks von Estland als digitale Nation ist dem in gewissem Maße ähnlich: Wir leben von vergangenem Ruhm und den Früchten guter Entscheidungen der Vergangenheit, und doch benötigen wir mehr als das, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Elektronische Wahlen sind ein deutliches internationales Wahrzeichen und e-Wohnsitze sind auch eine interessante Idee. Mit anderen Worten, wir machen auch heute etliche Dinge richtig, jedoch hängt das allgemeine Niveau unserer e-Regierungsform dem Stand hinterher. Derweil entwickelt sich andernorts in der Welt dieser Bereich rasch und Estland muss seine Bemühungen beständig erhöhen, um sein Image zu wahren und ein globaler Vorreiter bei der e-Regierung zu bleiben.

Bei der täglichen Arbeit im Bereich Softwareautomatisierung, -qualität und -entwicklung sehen wir eine Reihe einfacher Möglichkeiten, um die Kontinuität der digitalen Erfolgsgeschichte Estlands sicherzustellen und die Effizienz der IT-Lösungen unseres öffentlichen Sektors weiter zu steigern.

Der erste Schritt beinhaltet die Erstellung eines zentralen öffentlichen Code- und Wissensspeichers und die Aufstellung einer Gemeinschaft von Spezialisten um diesen herum. Estnische Regierungsbehörden geben beständig verschiedene Informationssysteme mit Meilen von Software-Codes in Auftrag, die leicht von anderen Behörden für deren Lösungen wiederverwendet werden könnten. Nehmen Sie zum Beispiel Anmeldesysteme, wo gegenwärtig dieselbe Komponente wieder und wieder neu erstellt wird. Deshalb schlagen wir vor, diesbezügliches Wissen und Software in einem einzelnen Knotenpunkt zu versammeln, der außerdem Personen beschäftigt, die Organisationen des öffentlichen (und vielleicht sogar privaten) Sektors darüber beraten können, welche Funktionalitäten bereits vorhanden sind und nicht erneut beauftragt werden müssen. Bei korrekter Ausführung könnte dies die Kosten für Codemanagement, Updates und die Beauftragung neuer Informationssysteme um bis zu ein Drittel reduzieren.

Zweitens gibt es eine Anzahl wichtiger Bereiche, in denen mehr Zusammenarbeit zwischen den staatlichen Behörden bei der Beauftragung und Entwicklung von Softwarelösungen sowohl Zeit als auch Geld sparen könnte. Zum Beispiel:

  • Infrastruktur: Cloud-Dienste, Hosting, Hochverfügbarkeit, Implementierung von Datenbotschaften;
  • Software-Architektur: Erstellung einer zentralisierten Datenbank von „Best-Practices“ (bewährten Methoden);
  • Sicherheit: Entwicklung zentralisierter Sicherheitstestfähigkeiten und Anbieten von Service und freier Konsultation für alle staatlichen Behörden.

Drittens sollte die Aktualisierung vorhandener oder die Erstellung gänzlich neuer Informationssysteme nicht nur auf Grundlage vorhandener Prozesse und Gesetzgebungen erfolgen. Wir sollten auch zukünftige Bedürfnisse und Möglichkeiten erwägen, wie auch veränderte Nutzererwartungen. Es besteht ein Bedarf für die Möglichkeit, Rechtsvorschriften intern zu aktualisieren – Beamte wissen im Allgemeinen, wo die Engpässe sind, aber gegenwärtig fehlen die Mittel, irgendetwas dagegen zu tun.

Der vierte Hauptaspekt betrifft das Design des Benutzererlebnisses (User Experience – UX) und der Schnittstellen (User Interface – UI), die ein integraler Bestandteil aller staatlichen IT-System-Entwicklungsprojekte sein müssen. Viel der gegenwärtig an unseren staatlichen Informationssystemen geäußerten Kritik bezieht sich auf schlechtes UI- und UX-Design. Wann immer die entsprechenden Spezialisten nicht in die Entwicklungsprojekte miteinbezogen werden, endet es mit unintuitiven und komplett antiquierten Anwendungen. Heute erinnert die Verwendung unserer staatlichen Informationssysteme oft an das Ausfüllen von Papierformularen. Es sollte nicht für jede Behörden erforderlich sein, jedes neue Informationssystemprojekt von Null auf zu beginnen – die vernünftigste Lösung wäre, zentral verwaltete Stilvorgaben und Beispiele zu guten benutzerfreundlichen e-Service-Designs anzubieten.

Fünftens sollte bei der Erstellung von staatlichen Informationssystemen die Softwarequalität immer die erste Priorität haben. Vertreter der unternehmerischen Sparte sind nicht in der Lage, ausreichend gründliche Softwaretests auszuführen. Die meisten Projekte benötigen einen unparteiischen Qualitätssicherungspartner – auf diese Weise kann der Vertragspartner für dessen Versagen verantwortlich gemacht werden, was zur schnellen Beseitigung von Problemen beiträgt. Ähnlich dazu, wie Bauleiter beauftragt werden, um Bauprojekte zu überwachen, sollte der Staat auch eine Überwachung bei Softwareprojekten beauftragen.

Sechstens sollten e-Service und e-Regierung objektiv bewertbar und messbar sein. Dies erfordert die Erstellung eines Qualitätsbewertungsmodells für e-Services, das erlauben würde, eine Vielzahl von Maßgrößen zu verwenden. Zum Beispiel wurde ein ähnliches Modell in Finnland entwickelt. Die Ergebnisse solcher e-Service-Bewertungen sollten öffentlich gemacht werden und für alle verfügbar sein. Dies würde die Transparenz unserer e-Services erhöhen und hoffentlich einen Anstoß für die Entwicklung und Implementierung noch besserer e-Services geben.

Schließlich sollten sich alle Behörden, Ministerien und lokalen Regierungen verpflichten, alle Aktivitäten und Prozesse zu identifizieren, die gegenwärtig die Zeit unserer Staatsbediensteten verschwenden. Die Arbeit mit Excel-Tabellen, Datenverarbeitung und Analyse, manuelle Übertragung von Daten von einem System auf ein anderes, die Vorbereitung von Berichten – dies alles sind Tätigkeiten, die automatisiert werden sollten. Allerdings erfordert dies eine mutige Entscheidung zur Umsetzung von Automatisierung auf allen Ebenen und zur Beseitigung sinnloser Arbeit. In Skandinavien ist dies ein Teil der täglichen Arbeit der staatlichen Behörden, und während wir in Estland unsere ersten Schritte in der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (oder RPA) im privaten Sektor machen, wären die potentiellen Vorteile im öffentlichen Sektor signifikant größer. Automatisierung ist der einzige Weg zu einer schlanken Regierung, weil wir nur durch Automatisierung unsere Arbeitseffizienz erhöhen und den Fokus auf das lenken können, was wirklich wichtig ist.

Dieser Artikel wurde als ein Meinungsbild in Eesti Päevaleht am 30.07.2018 veröffentlicht. Lesen Sie auch: http://epl.delfi.ee/news/arvamus/juhan-madis-pukk-seitse-sammu-mis-muudavad-loodriks-jaanud-e-eesti-jalle-liidriks?id=83187649