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Softwareentwicklung und -kauf sind unter estnischen Unternehmen zunehmend üblich geworden. Zur gleichen Zeit tauchen jedoch mehr und mehr Berichte über Abweichungen bei der Softwareentwicklung, nicht fristgerecht fertiggestellte Systeme und beträchtliche Kostenüberschreitungen im Gesamtprozess, verglichen mit der anfänglichen Planung, auf. Laut Andres Aavik, CEO von Flowit, erfordert das Sicherstellen des Erfolgs Ihres Projektes die Berücksichtigung folgender Faktoren.

Analyse der ökonomischen Zweckmäßigkeit der Softwareentwicklung

Vor dem Kauf von Software ist es sinnvoll, eine gründliche Analyse durchzuführen, welche Prozesse die Software ersetzen, ändern oder erschaffen soll. Überlegen Sie, ob die Software dafür gedacht ist, neue Fähigkeiten oder Geschäftsmöglichkeiten zu erschaffen oder existierende Prozesse effizienter zu gestalten. Führen Sie Kalkulationen zu den erwarteten finanziellen Kosten und Gewinnen durch, wie schnell Sie voraussichtlich in der Lage sind, die Projektkosten zu amortisieren und wie Ihre Investition Werte schafft. Vergessen Sie nicht, unsichtbare Kosten in Ihre Kalkulation aufzunehmen, wie Wartungskosten, zukünftige Ergänzungen, Sicherheitsmaßnahmen, technologische Entwicklungen und den Bedarf an Aktualisierungen Ihrer Softwareplattformen.

Mitarbeiter einbinden und Projektmanager berufen

Unternehmensmitarbeiter sollten in jedes Softwareentwicklungsprojekt eingebunden werden und müssen darauf aufmerksam gemacht werden, dass das Projekt für das Unternehmen eine Priorität darstellt.

Aus unternehmerischer Sicht sollten Sie auch einen Projektmanager ernennen, der für das Projekt verantwortlich ist und das Recht hat, substantielle Entscheidungen zu treffen. Wenn das Projekt verschiedene Geschäftsbereiche einbezieht, sollten für jeden Bereich Verantwortliche benannt werden. Es ist auch sinnvoll, eine Arbeitsgruppe all jener Personen aufzustellen, die Input für das Projekt liefern können oder deren Arbeit durch die Software beeinflusst wird – nur auf diese Weise kann der Prozess und dessen Ergebnisse handfeste Vorteile bringen.

Themenbereiche aufzeichnen und eine Risikoanalyse durchführen

Vor der Softwarebeschaffung ist es eine gute Idee, Themenbereiche aufzuzeichnen, d.h. Hintergrundinformationen die eine Liste an Anforderungen, also Ihre detaillierten Erwartungen bezüglich der Unternehmensfunktionalität, Sicherheit, Leistung, Verwendbarkeit usw. enthalten.

Die Durchführung einer Risikoanalyse ist gleichermaßen wichtig – diese sollte sowohl die größten internen und externen Schwächen aufführen, die das Projekt gefährden könnten, als auch die Mittel zur Risikoverringerung. Diese Risikoanalyse sollte über die Dauer des Projektes aktuell gehalten werden.

Während der Entwicklung Verwendbarkeit priorisieren

Während der Softwareentwicklungsphase sollte Ihr Hauptfokus auf der Verwendbarkeit liegen – je einfacher die Software verwendbar ist, um so effizienter werden die Nutzer (Mitarbeiter) sein.

Daher ist es wichtig, die Fragen des Entwicklers sorgfältig zu überdenken und zu beantworten, weil das, was Ihnen am Anfang offensichtlich erscheinen mag, für einen Außenstehenden nicht so offensichtlich sein könnte. Demositzungen sind während der Softwareentwicklung ebenfalls wichtig. Je detaillierter Ihr Feedback während der Demositzungen ist, um so besser kann der Entwickler Ihre Erwartungen erfüllen. Demositzungen sollten mindestens alle zwei Wochen abgehalten werden.

Sie sollten auch dafür vorbereitet sein, etwas Zeit und einige Ressourcen in die Abnahmeprüfung zu investieren, die Funktionstests der Software beinhaltet, um sicherzustellen, dass die Software Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Nichtfunktionale Faktoren wie die Belastungsfähigkeit und Verwendbarkeit sollten in Gegenwart eines Experten getestet werden. Erwägen Sie außerdem, zukünftige Nutzer in die Softwaretests einzubeziehen, um diesen zu ermöglichen, sich mit dem Programm bereits in den frühen Phasen vertraut zu machen und reichhaltigeres Feedback an den Entwickler abzugeben.

Vom Entwickler fordern, den bekannten Erfolgsmodellen für Softwareentwicklung zu folgen

Um den Projekterfolg sicherzustellen, bitten Sie den Entwickler einen detaillierten Entwicklungszeitplan bereitzustellen, um Ihnen eine Verfolgung des Projektfortschritts zu ermöglichen, so dass Sie in der Lage sind, jegliche Planabweichungen so früh wie möglich zu erkennen. Der Entwickler sollte auch eine Risikoanalyse ausführen, um potentielle Probleme aufzuzeigen, die das Projekt gefährden könnten, inklusive der Mittel zur Risikominderung.

Außerdem empfehlen wir, eine phasenweise Lieferung zu fordern, weil frühzeitiger Zugang zur Software Ihnen ermöglicht, umfassenderes Feedback zu geben und das Arbeitspensum, das die Übernahme des Systems mit sich bringt, über längere Zeiträume verteilt wird. Der Entwickler sollte auch den bewährten Entwicklungspraktiken beim Erstellen von Code, dem Codemanagement und dem Projektmanagement folgen sowie aktiv in das Qualitätsmanagement involviert sein. Je früher ein Fehler entdeckt wird, um so einfacher und günstiger ist es, diesen zu beseitigen.

Eine weitere wichtige Facette ist die Dokumentation, die von hoher Qualität sein und einen kurzen und akkuraten Überblick darüber bieten sollte, wie das System strukturiert ist, weil dies die Grundlage für alle zukünftigen Updates und Verbesserungen bietet. Dokumentation kann auch dabei helfen, Sie davor zu bewahren eine „Geisel“ des Entwicklers zu werden, da sonst nur dieser weiß, wie Ihre Softwarelösung aufgebaut ist, wie sie Upgrades erhalten kann und wie Fehler beseitigt werden können. Schließlich würde, wenn beispielsweise ein Haus gebaut wird, niemand mit klarem Verstand zustimmen, alle Wartungs- und Erhaltungsarbeiten auf Lebenszeit bei einem einzigen Unternehmen zu bestellen.

Wenn Ihr Unternehmen keine frühere Softwareentwicklungserfahrung hat, ziehen Sie in Betracht, einen Dritten für das Projektmonitoring hinzuzuziehen, um Ihre Rechte und Bedürfnisse zu schützen und Unterstützung beim Finden einer gemeinsamen Sprache zu bieten. Natürlich auch, um sicherzustellen, dass alles technisch korrekt ist.