EE

Autor: Andres Aavik

Kuidas oma raamatupidamine automatiseerida? 1. osa: müügitehingud

Posted on by Andres Aavik

See artikkel ilmus esmalt meie kliendi Robby & Bobby blogis, kellele oleme ehitanud mitmeid raamatupidamise automatiseerimise tööriistu.

Raamatupidamine on viimase 30 aastaga teinud läbi tohutu muutuse. Paberkujul raamatupidamine on praktiliselt kadunud. Samuti maksekorralduse blankettidega füüsilisel kujul pangas käimine. Tänu ostuarveid lugeda oskavatele ja pangaga ühilduvatele programmidele on raamatupidamine muutunud oluliselt automatiseeritumaks ning koos sellega vähenenud märkimisväärselt ka raamatupidamisele kuluv aeg. Vaatame lähemalt, kuidas oma raamatupidamist, täpsemalt müügitehingud automatiseerida.

Raamatupidamise automatiseerimise esimene samm: loobu paberist. Paberist loobumine säästab sulle suure hulga aega, samuti raha, mis varasemalt kulus paberi, paberikaustade ja kaustade hoidmise ruumi peale. Elektroonne arvete säilitamine on igati aktsepteeritud ka maksuameti poolt juba mitmeid aastaid.

Ühekordsete müügitehingute väljastamine

Teenusarveid saab väga edukalt väljastada otse raamatupidamisprogrammist. Kaunilt disainitud arveid niikuinii enam praktiliselt ei kasutata, liiguvad vaid andmed. Seega raamatupidamisprogrammist väljastatud lakooniline, aga kõigi vajalike andmetega müügiarve sobib reeglina hästi.

Mõnes programmis saab defineerida artiklid, näiteks Konsultatsiooniteenus Eesti, ja sellega kohe ära siduda õige kasumiaruande tulukonto ja käibemaksumäära. See vähendab tunduvalt raamatupidaja tööd väljastatud arvete kontrollimisel.

Eelised müügitehingu arve väljastamisel otse raamatupidamisprogrammist:

  • mugavus – arve saab koostada ja välja saata ühest kohast
  • võimalus sealsamas jälgida, et arved õigeaegselt laekuks
  • lihtne meeldetuletuste saatmise võimalus (vajadusel)

PS. Hea praktika on saata kuu müügiarved välja juba kuu lõpus, mitte järgmise kuu alguses. See võimaldab nii müüjal kui ostjal kiiremini oma kuu lukku saada.

Korduvate teenusearvete väljastamine

Nii mõneski programmis on võimalik salvestada mallid ja korduvarved saata välja automaatselt, vastavalt etteantud graafikule. Seda on hea kasutada näiteks liikmemaksude, fikseeritud igakuiste tasude jms puhul. Kui korduvarved on sinu äri puhul teemaks, siis vali programm, mis seda võimaldab, ning tee see ühekordne töö ära – säästab edaspidi ohtralt aega.

E-arvete väljastamine

E-arve ei ole pdf, vaid masinloetav arve. Sellel olev info on lihtsalt loetav ning puudub vajadus midagi digiteerida või käsitsi sisestada. Kui arve vastuvõtja on võimeline e-arveid vastu võtma (seda näeb Äriregistri portaalist), tasuks kindlasti arved e-arvetena väljastada. Alates 01.07.2019 on avalikule sektorile võimalik müügiarveid saata ainult e-arvetena, seega jõuame lõpuks ehk sinna, kus e-arved hakkavad laiemalt levima.

E-arvete väljastamise võimekust tuleb uurida programmi arendajalt. Mõni programm võimaldab e-arveid välja saata ilma täiendavat lepingut sõlmimata (nt Merit, kokkuleppel Omnivaga; e-arveldaja), kuid enamasti tuleb siiski e-arvete väljastamiseks sõlmida leping mõne operaatoriga, nagu Omniva, Fiteki, Telema või e-arveldajaga.

E-poe müükide kajastamine

E-poe müügid tuleks raamatupidamisprogrammi saata läbi API ühenduse. Leia selline raamatupidamisprogramm, millega vastav e-pood kenasti ühildub. API kasutamise eeliseks on oluline ajasääst ja vigade vältimine, lisaks saab selle abil viia raamatupidamisprogrammi detailse kaubamüügi info, seda infot omakorda töödelda ja vajalikke analüüse teha.

Mis on API?

Kahe programmi vaheliseks infovahetuseks on vaja, et neil oleks mõlemal avatud suhtlemiseks vajalik värav (API) ja teisele programmile antud värava avamiseks vajalik võti (API key). Mõlemad programmid annavad võtme kaudu teisele loa andmevahetuseks. Kui palju andmeid on võimalik omavahel vahetada, sõltub seadistustest.

Andmevahetust korraldab spetsiaalne väike programm (liides). Mõnikord on see liides ehitatud emma-kumma programmi juurde, teinekord pakub liidest kolmas osapool ja vahel tuleb see endal eraldi tellida. API liidese loomine ei ole enamasti väga suur ja kallis arendustöö, kuid nagu ikka, tuleb hinnata tasuvusaega.

Müügitehingute edastamine oma ehitatud platvormilt

Sama teema, andmed tuleks edastada läbi API. Kuna müügiplatvorm on enda ehitatud, siis on suuremad võimalused valida, kui detailselt andmeid edastada ja rohkem võimalusi andmete kontrollimiseks.

Alternatiiv API-le?

Kui API liidest ei ole, on võimalik andmed ühest programmist teise viia ka failina – teed müügiprogrammist ekspordi, vajadusel töötled ja impordid raamatupidamisprogrammi.

NB! Kui müük (ja laoarvestus) toimub teises programmis, on väga oluline:

  • rakendada rangeid tähtaegu ja panna edastatud periood müügiprogrammis lukku. Kui maikuu müügiandmed on välja saadetud / imporditud, siis on mai lukus ja enam neid andmeid muuta ei tohi. Kui on vaja parandusi teha, tuleb need teha järgmises kuus. Muidu tekivad vahed raamatupidamisprogrammiga ja nende vahede leidmine ja parandamine võtab meeletu aja.
  • lisaks reeglite kehtestamisele ja rakendamisele tuleb kindlasti ka regulaarselt andmeid omavahel võrrelda. Nii inimesed kui programmid teevad vahel vigu ning ka lukustatud perioodi võivad uued andmed lukuaugu kaudu sisse pugeda. Andmete vastavuse tagamine kahe programmi vahel on väga oluline töö. Raamatupidajalt nõuab selline töö täpsust ja programmide korrektse kasutamise võimekust.

 

Kui sa pole oma ettevõttes veel automatiseerimisega algust teinud, siis alusta sellest, et joonistad üles, kuidas erinevate tehingute info praegu raamatupidamisse jõuab.

Kaardista müügid, ostud ja pangatehingud ning mõtle läbi:

  • kuidas andmed võiksid liikuda?
  • milliseid programme võiks kasutada?
  • milliseid ühendusi vajad?

Kui jääd hätta sobiva raamatupidamisprogrammi valikul või sul tekkis raamatupidamise automatiseerimise osas mõni muu küsimus, siis võta meiega ühendust.

Geenius DigiPRO: Eesti firma tahab automatiseerida kuni pool teiste firmade tööst

Posted on by Andres Aavik

Eelmise aasta märtsis eestlaste poolt välja ostetud tarkvararobootika ettevõte Flowit kasvatas 2018. aastal kasumit 26% ja näeb lähiaastatel nõudluse kasvu eeskätt tehisintellekti põhinevate tarkvaratoodete arendamises.

“2018. aasta lõpus töötasime välja rakenduse, mis võimaldab organisatsioonidel lihtsasti kaardistada neid töövaldkondi, mida oleks kasulik automatiseerida,” ütles Flowiti juhatuse liige ja äriarenduse juht Juhan-Madis Pukk, kelle sõnul saab uuringute järgi tänapäevaste IT-lahendustega automatiseerida keskmiselt umbes 45% organisatsioonide tööst.

“Uus rakendus võimaldabki nii riigiametnikel kui ka eraettevõtete töötajatel lihtsa vaevaga kirja panna oma igapäevased korduvad tegevused, mida saab automatiseerida, et inimestel jääks aega loovamate ülesannete ja uute lahenduste välja töötamiseks,“ selgitas Pukk.

 

Flowiti tegevjuht Andres Aavik ja äriarenduse juht Juhan-Madis Pukk.

Suurte muutuste aasta

Flowit Estonia OÜ juhatuse liige ja tegevjuht Andres Aavik lausus, et ettevõtte käekäiku mõjutas eelmisel aastal kõige enam rahvusvahelisest grupist lahkumine ja uue ärinime kasutuselevõtt, samuti investeeringud uutesse äriliinidesse.

“Aasta tagasi ostsime ettevõtte Rootsi börsifirmalt Knowit AB välja ja võtsime kasutusele uue kaubamärgi Flowit. Kui varem tegelesime peamiselt tarkvara arenduse ja testimisega, siis viimastel aastatel oleme keskendunud robootilise tööprotsesside automatiseerimise valdkonnale ja teinud investeeringuid tehisintellekti tehnoloogial põhinevate toodete arendusse,” täpsustas Aavik.

Hea nimega müügitarkvara

Olulise tõuke ettevõtte arengule andis eelmisel aastal ka SEB kasvuprogrammis osalemine, kus töötati välja uusi ärimudeleid. Kasvuprogrammi raames loodud unikaalne AI-tehnoloogial põhinev müügitarkvara nimega AItoldyou arvutab välja tarbijate vajaduse korduvostude järele ja annab ettevõtjale märku, millal on õige aeg uue müügipakkumise tegemiseks.

“2019. aastal on fookuses müügitarkvara AItoldyou tutvustamine Skandinaavia ja Saksamaa turgudel. Samal ajal on mitmes Eesti omavalitsuses käimas automatiseerimise pilootprogramm, kus ametnikud kaardistavad korduvaid ülesandeid oma igapäevatöös, mida saaks usaldada arvutitele. Kui avalikus sektoris tuleneb robootilise tarkvara kasutuselevõtu vajadus eelkõige sellest, et kasvatada töö efektiivsust, siis paljud erasektori ettevõtted pistavad rinda kvalifitseeritud tööjõu puudusega. Mõlema probleemi lahendamisel on RPA ehk robootilise tööprotsesside automatiseerimise tehnoloogiast väga palju abi,” loetles Aavik 2019. aasta olulisemaid tegevusi.

Ettevõtte suuremad kliendid on Telia, Nasdaq, Luminor Pank ja endised sõsarettevõtted Knowit grupist.

Eestlastest omanikele kuuluva Flowiti käive oli 2018. aastal 1,1 miljonit eurot. Ettevõtte kasum kasvas 2017. aastaga võrreldes 26%, jõudes ligi 192 000 euroni. Suurimaks kuluks olid sarnaselt paljudele teistele IT-sektori ettevõtetele tööjõukulud, mis ulatusid üle poole miljoni euro. Flowitis töötas 2018. aasta lõpus 15 täistööajaga inimest.

Artikkel ilmus ermakordselt portaali Geenius.ee DigiPRO sektsioonis 13.03.2019: LINK

Bellus Furniture – IT-lahendus, mis vähendas tarneaega

Posted on by Andres Aavik

Alljärgnev artikkel räägib Flowit Estonia loodud lahendusest. Autor Kadri Tamm, ilmunud: portaalis Tööstusest, 29.01.2019

Bellus Furniture OÜ on aastast 1997 tegutsenud ettevõte, mis on tõusnud üheks juhtivaks pehme mööbli tootjaks Eestis.
Aastane toodang on 100 000 diivanit ja voodit, põhilised turud on Soome, Rootsi ja Norra kõrval ka Saksamaa, Šveits, Holland, Belgia, aga ka Ukraina ning Läti-Leedu.

Väljakutse

Tarkvarafirma Flowit OÜ poole pöörduti seoses vajadusega automatiseerida kontoripoole tööprotsesse. Lähteprobleemina sõnastati tellimuste jõudmine Belluseni e-posti teel, mis tuli esmalt digitaliseerida ning seejärel tootmistarkvarasse sisestada.Eesmärk oli automatiseerida andmete kogumine ning liikumine, et mitte sisestada korduvalt sama infot alates toote parameetritest, tarneaadressist jm.

Lahendused

Tänu robootilisele protsesside automatiseerimisele (RPA) loetakse sissetulev info masinliidestega sisse või sisestavad kliendid juba selle ettenähtud vormis, mille programm ära tunneb. Nii pole vaja andmeid käsitsi sisestada ning erinevatesse ettevõttes kasutatavatesse programmidesse jõuavad andmed automaatselt.

Eesmärgiks polnud ehitada ühte monoliitset liidest, vaid muuta olemasolevate tarkvarade  kasutamine efektiivsemaks ja samas säilitada võimalus vajadusel ka mingi tarkvara paindlikult ja kiiresti välja vahetada. Sisuliselt imiteeribki lahendus inimest arvuti taga, kes tegeleb igapäevaselt andmetega müügi-, tootmis-, juhtimis- või mõnel muul tasandil.  Lahendus võimaldab:

  • Tellimuse sisestamisel hakata ilma viibeta tootmist planeerima, mistõttu väheneb tarneaeg.
  • Toota kuluefektiivsemalt, kuna tootmises tekib võimalus planeerida sarnased tööprotsessid samale ajale.
  • Kogu info liigub erinevate osapoolteni automaatselt ning puudub vajadus seda mitu korda sisestada.
  • Viga andmete sisestamisel on ettevõtte jaoks üsna kulukas. Tänu automatiseerimisele viiakse vigade tekkimise tõenäosus andmete sisestamisel miinimumini. Võit võib olla aastas kuni 50 000 eurot.
  • Töötajatel on enam aega tegeleda andmesisestamise asemel klienditeeninduse ja reaalse müügitööga.

Juurutamise protsess

Arenduse juurutamisel on psühholoogiline risk üks suurimaid. Esmane töötajate reaktsioon on reeglina negatiivne, kuna robot hakkab tegema töölõike, mida seni on teinud inimesed. Kui automatiseerimises nähakse võimalust pühendada enam aga loomingulisele tööle, siis suhtumine reeglina muutub.  Nii on arenduste juurutamisel võtmetähtsusega mitte niivõrd tehnilised detailid, kuivõrd ettevõtte juhtimine ning inimeste julgustamine uuendustega kaasa minema.

Ühest küljest peab ettevõtte saama aru oma vajadusest ja välja mõtlema küsimuse, millele lahendus on vaja leida, teisalt mõjutab mõtteviis ja suhtumine oluliselt seda, mida pudelikaeltena nähakse ja kuivõrd ollakse altid uuendusi proovima ja omaks võtma.Ka ettevõtte lõppkliendid peavad olema avatud uuendustele ning lahendust tuleb ka neile „müüa“. Kui väheneb vigade ja reklamatsioonide arv ning tarneaeg muutub lühemaks, on võimalik edasimüüjaid enam kaasa tõmmata.

Tulemused ja kasu

Tehnoloogia areneb sedavõrd kiiresti, et ettevõte peab järjepidevalt mõtlema, kuidas oma äri efektiivsemaks muuta. Konkurentsis püsimiseks on kriitiline vähendada tarneaega ja viia kulutused miinimumini, mistõttu tuleb sõnastada aina uusi eesmärke ja probleemülesandeid. Kokku võttis Belluses kontoripoole info digitaalne automatiseerimine koos esmase testimisega kaks kuud, lahendust on kasutanud ca aasta. Iga arendus paneb mõtlema ettevõtte kui terviku peale ning arendusprotsessi käigus kaardistati kitsaskohad, millega edasi liigutakse.

Nii tegeletaksegi täna Belluses juba tootmisprotsesside automatiseerimisega.Lisaks tarneajale, mis muutub aina olulisemaks konkurentsis püsimise eelduseks, on klientidele aina olulisem ka mugavus. Kui täna täidavad kliendid tellimuslehti, siis tulevikus saadetakse kliendile juba eeltäidetud tellimusvorm vastavalt tema ostukogemusele.

Andres Aavik: Digiriigi häkaton tõi välja e-riigi kitsaskohad

Posted on by Andres Aavik

Esmakordselt toimunud digiriigi häkaton tõestas, et kui avalik ja IT-sektor arendavad riigi e-teenuseid ühtse meeskonnana, siis sünnivad nutikad ja tõhusad lahendused kiiresti, kuid kitsaskohaks on tellijate vähene kogemus IT-probleemide defineerimisel. Koostöö IT-spetsialistidega peab algama mitte riigihanke väljakuulutamise hetkel, vaid juba varem – arendusülesannete püstitamise faasis.

Flowiti meeskond koos ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister Rene Tammistiga
Flowiti meeskond koos ettevõtlus- ja infotehnoloogiaminister Rene Tammistiga. Foto: Garage48

Kui tavapärase 48-tunnise häkatoni raames võisteldakse äri-ideedega ja žürii hindab uute lahenduste potentsiaali raha teenimiseks, siis möödunud nädalavahetusel toimunud digiriigi häkatonil andsid avaliku sektori asutused arendajatele lahendamiseks ette varem kaardistatud ülesanded. MKMi ja Garage48 korraldatud ürituse eesmärgiks oli panna avalik ja IT-sektor riigi e-teenuste parendamise nimel omavahel koostööd tegema ja reaalselt toimivaid lahendusi leidma. Osalesid pea kõik Eesti tugevad ja ambitsioonikad IT-firmad, mis näitas, et huvi ja valmisolek koostööks on mõlemapoolne. Väljakutseks on aga IT-ülesannete püstitamine ja probleemide kirjeldamine viisil, mis tagaks efektiivse tööprotsessi ja tõhusad e-riigi lahendused.

Toimiva IT-süsteemi väljatöötamine saab alguse õigest ülesandepüstitusest. Kui ametnikul puudub kogemus IT-probleemide õige nurga alt kirjeldamiseks, tuleks koostööd valdkonna ekspertidega teha juba probleemi kaardistamise faasis. Digiriigi häkatonil lahendamiseks ette antud probleemide kirjeldusest oli kohati keeruline aru saada. See on aga tavapärane mure ka riigihangete puhul, mille koostajatel pole tarkvara sisseostmise varasemat kogemust ning nad ei oska täpselt hinnata, milline informatsioon on probleemi lahendamiseks vajalik. Kui häkatoni formaadis tõid selgust ametnike ettekanded, siis riigihangete puhul tuleb sageli piirduda vaid kirjalike selgitustega.

Koostöös Registrite ja Infosüsteemide Keskusega valisime 20 häkatoni ülesande hulgast ettevõtte ärinime valiku kontrollimise protsessi automatiseerimise. 48 tunni jooksul töötasime välja võistlusel 3. koha toonud lahenduse, mille abil on ettevõtete loomise protsess tulevikus kiirem. Nimevaliku kontroll toimub aga taustasüsteemides ja kuigi peatselt kasutavad uut lahendust kõik uute ettevõtete registreerijad, siis on see kasutajate jaoks märkamatu, nagu ka paljud teised hästi toimivad e-riigi lahendused. Kui riigi infosüsteem toimib kasutaja jaoks laitmatult ja nähtamatult, on seal taga enamasti suur töö nii ametnike kui arendajate poolt.

Esimene digiriigi häkaton näitas, et see pole lihtsalt IT-harjutus ja arendajate omavaheline võistlus, vaid 48 intensiivse töötunni jooksul sünnivad reaalselt kasutatavad lahendused. IT ja avaliku sektori koostöö peab aga olema igapäevane, mitte piirduma ühekordsete programmeerimismaratonidega. Ametnike koostöö IT-spetsialistidega peab algama mitte riigihanke väljakuulutamise hetkel, vaid juba varem – ülesannete püstitamise faasis. Hästi toimiv riigi infosüsteem võibki olla kasutajale märkamatu, kuid hoiab kokku kümneid tuhandeid eurosid nii ametnike kui kasutajate töötundide arvelt.

Avaldatud esmakordselt 22.12.2018 Postimees Tehnikas

Andres Aavik: inimeste osaks jääb vaid loov töö

Posted on by Andres Aavik

Artikkel ilmus 12.11.2018.  Postimehe Tehnikaküljel 

Robot ei võta inimestelt töökohti ära, vaid töö iseloom muutub, kusjuures paremuse poole, sest nüri töö asemel saavad inimesed tulevikus tegeleda vaid loovate tööülesannete lahendamisega – nii väidavad automatiseerimise pooldajad. Digitaalne transformatsioon ja automatiseerimine ei peatu, aga millised on nende protsesside käigus muutunud tulevikutöökohad ja kas iga inimene saab suuremat loovust nõudva tööga hakkama?

Continuex reading “Andres Aavik: inimeste osaks jääb vaid loov töö”

Juhan-Madis Pukk: Sieben Schritte, um e-Estonia wieder von Null auf Führung zu bringen

Posted on by Andres Aavik

In den frühen 2000er Jahren wurde jeder Regierungschef, der Estland besuchte, mit Stolz durch den Sitzungssaal der Regierung im Stenbock-Haus geführt, um Zeuge der Reihe von Flachbildschirmen zu werden, hinter denen estnische Minister wichtige Entscheidungen ganz papierfrei trafen, wodurch der Ruf Estlands als digitale Nation gegründet wurde. Mit den Jahren wurden diese Besuche zunehmend kurios, weil eine Regierung, deren Arbeit hinter Computern stattfand, nicht länger einzigartig war, aber aus Höflichkeit drückten unsere hochrangigen Gäste noch immer Bewunderung aus. Im Jahr 2013 gab unsere Regierung schließlich ihre Desktop-Computer auf und die peinlichen Rundgänge zur Besichtigung von Computermonitoren endeten, obwohl die Geschichte der papierlosen Regierung Würdenträgern, die uns besuchen, immer noch erzählt wird.

Der Zustand des Eindrucks von Estland als digitale Nation ist dem in gewissem Maße ähnlich: Wir leben von vergangenem Ruhm und den Früchten guter Entscheidungen der Vergangenheit, und doch benötigen wir mehr als das, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Elektronische Wahlen sind ein deutliches internationales Wahrzeichen und e-Wohnsitze sind auch eine interessante Idee. Mit anderen Worten, wir machen auch heute etliche Dinge richtig, jedoch hängt das allgemeine Niveau unserer e-Regierungsform dem Stand hinterher. Derweil entwickelt sich andernorts in der Welt dieser Bereich rasch und Estland muss seine Bemühungen beständig erhöhen, um sein Image zu wahren und ein globaler Vorreiter bei der e-Regierung zu bleiben.

Bei der täglichen Arbeit im Bereich Softwareautomatisierung, -qualität und -entwicklung sehen wir eine Reihe einfacher Möglichkeiten, um die Kontinuität der digitalen Erfolgsgeschichte Estlands sicherzustellen und die Effizienz der IT-Lösungen unseres öffentlichen Sektors weiter zu steigern.

Der erste Schritt beinhaltet die Erstellung eines zentralen öffentlichen Code- und Wissensspeichers und die Aufstellung einer Gemeinschaft von Spezialisten um diesen herum. Estnische Regierungsbehörden geben beständig verschiedene Informationssysteme mit Meilen von Software-Codes in Auftrag, die leicht von anderen Behörden für deren Lösungen wiederverwendet werden könnten. Nehmen Sie zum Beispiel Anmeldesysteme, wo gegenwärtig dieselbe Komponente wieder und wieder neu erstellt wird. Deshalb schlagen wir vor, diesbezügliches Wissen und Software in einem einzelnen Knotenpunkt zu versammeln, der außerdem Personen beschäftigt, die Organisationen des öffentlichen (und vielleicht sogar privaten) Sektors darüber beraten können, welche Funktionalitäten bereits vorhanden sind und nicht erneut beauftragt werden müssen. Bei korrekter Ausführung könnte dies die Kosten für Codemanagement, Updates und die Beauftragung neuer Informationssysteme um bis zu ein Drittel reduzieren.

Zweitens gibt es eine Anzahl wichtiger Bereiche, in denen mehr Zusammenarbeit zwischen den staatlichen Behörden bei der Beauftragung und Entwicklung von Softwarelösungen sowohl Zeit als auch Geld sparen könnte. Zum Beispiel:

  • Infrastruktur: Cloud-Dienste, Hosting, Hochverfügbarkeit, Implementierung von Datenbotschaften;
  • Software-Architektur: Erstellung einer zentralisierten Datenbank von “Best-Practices” (bewährten Methoden);
  • Sicherheit: Entwicklung zentralisierter Sicherheitstestfähigkeiten und Anbieten von Service und freier Konsultation für alle staatlichen Behörden.

Drittens sollte die Aktualisierung vorhandener oder die Erstellung gänzlich neuer Informationssysteme nicht nur auf Grundlage vorhandener Prozesse und Gesetzgebungen erfolgen. Wir sollten auch zukünftige Bedürfnisse und Möglichkeiten erwägen, wie auch veränderte Nutzererwartungen. Es besteht ein Bedarf für die Möglichkeit, Rechtsvorschriften intern zu aktualisieren – Beamte wissen im Allgemeinen, wo die Engpässe sind, aber gegenwärtig fehlen die Mittel, irgendetwas dagegen zu tun.

Der vierte Hauptaspekt betrifft das Design des Benutzererlebnisses (User Experience – UX) und der Schnittstellen (User Interface – UI), die ein integraler Bestandteil aller staatlichen IT-System-Entwicklungsprojekte sein müssen. Viel der gegenwärtig an unseren staatlichen Informationssystemen geäußerten Kritik bezieht sich auf schlechtes UI- und UX-Design. Wann immer die entsprechenden Spezialisten nicht in die Entwicklungsprojekte miteinbezogen werden, endet es mit unintuitiven und komplett antiquierten Anwendungen. Heute erinnert die Verwendung unserer staatlichen Informationssysteme oft an das Ausfüllen von Papierformularen. Es sollte nicht für jede Behörden erforderlich sein, jedes neue Informationssystemprojekt von Null auf zu beginnen – die vernünftigste Lösung wäre, zentral verwaltete Stilvorgaben und Beispiele zu guten benutzerfreundlichen e-Service-Designs anzubieten.

Fünftens sollte bei der Erstellung von staatlichen Informationssystemen die Softwarequalität immer die erste Priorität haben. Vertreter der unternehmerischen Sparte sind nicht in der Lage, ausreichend gründliche Softwaretests auszuführen. Die meisten Projekte benötigen einen unparteiischen Qualitätssicherungspartner – auf diese Weise kann der Vertragspartner für dessen Versagen verantwortlich gemacht werden, was zur schnellen Beseitigung von Problemen beiträgt. Ähnlich dazu, wie Bauleiter beauftragt werden, um Bauprojekte zu überwachen, sollte der Staat auch eine Überwachung bei Softwareprojekten beauftragen.

Sechstens sollten e-Service und e-Regierung objektiv bewertbar und messbar sein. Dies erfordert die Erstellung eines Qualitätsbewertungsmodells für e-Services, das erlauben würde, eine Vielzahl von Maßgrößen zu verwenden. Zum Beispiel wurde ein ähnliches Modell in Finnland entwickelt. Die Ergebnisse solcher e-Service-Bewertungen sollten öffentlich gemacht werden und für alle verfügbar sein. Dies würde die Transparenz unserer e-Services erhöhen und hoffentlich einen Anstoß für die Entwicklung und Implementierung noch besserer e-Services geben.

Schließlich sollten sich alle Behörden, Ministerien und lokalen Regierungen verpflichten, alle Aktivitäten und Prozesse zu identifizieren, die gegenwärtig die Zeit unserer Staatsbediensteten verschwenden. Die Arbeit mit Excel-Tabellen, Datenverarbeitung und Analyse, manuelle Übertragung von Daten von einem System auf ein anderes, die Vorbereitung von Berichten – dies alles sind Tätigkeiten, die automatisiert werden sollten. Allerdings erfordert dies eine mutige Entscheidung zur Umsetzung von Automatisierung auf allen Ebenen und zur Beseitigung sinnloser Arbeit. In Skandinavien ist dies ein Teil der täglichen Arbeit der staatlichen Behörden, und während wir in Estland unsere ersten Schritte in der robotergesteuerten Prozessautomatisierung (oder RPA) im privaten Sektor machen, wären die potentiellen Vorteile im öffentlichen Sektor signifikant größer. Automatisierung ist der einzige Weg zu einer schlanken Regierung, weil wir nur durch Automatisierung unsere Arbeitseffizienz erhöhen und den Fokus auf das lenken können, was wirklich wichtig ist.

Dieser Artikel wurde als ein Meinungsbild in Eesti Päevaleht am 30.07.2018 veröffentlicht. Lesen Sie auch: http://epl.delfi.ee/news/arvamus/juhan-madis-pukk-seitse-sammu-mis-muudavad-loodriks-jaanud-e-eesti-jalle-liidriks?id=83187649

Juhan-Madis Pukk: seitse sammu, mis muudavad loodriks jäänud e-Eesti jälle liidriks

Posted on by Andres Aavik

2000. aastate algul ei pääsenud ükski Eestit väisanud maailma valitsusjuht ringkäigust Stenbocki maja istungitesaali, et vaadata üle Eesti kui e-riigi kuvandiks kujunenud lame-ekraaniga monitoride rida, mille taga ministrid paberivabalt tähtsaid otsuseid langetasid. Mida kümnendi lõpu poole, seda veidramaks need külaskäigud muutusid, sest arvuti vahendusel tööd korraldav valitsus polnud kaugeltki enam ainulaadne, aga viisakate inimestena näitasid kõrged külalised endiselt välja suurt imetlust. Alles 2013. aastal valitsus loobus lõpuks laua-arvutitest ning piinlikuks muutunud ringkäigud kuvarite vaatamiseks lõppesid, kuigi paberivaba valitsuse juttu räägitakse külastajatele tänapäevalgi.
Continuex reading “Juhan-Madis Pukk: seitse sammu, mis muudavad loodriks jäänud e-Eesti jälle liidriks”

Tarkvararobootika arendaja: saadame meie avalikule sektorile digikratid appi

Posted on by Andres Aavik

Üha enam kuuleme ettepanekuid vähendada ametnike arvu kuni poole võrra. See jääb enamasti aga sõnakõlksuks, sest ei järgne sisulist plaani ega tegevust. Kas mõni eraettevõte suudaks pakkuda oma klientidele paremat teenust pelgalt seetõttu, et nad laseksid lahti 50% oma töötajatest?

Avaliku sektori kärpimisplaan on realistlik, sest juba täna suudaks robotid ära teha ligikaudu poole ametnike tööst. Ma ei räägi raudmeestest, kes jätaks tööta politseinikud või päästjad. Pean silmas kontoriametnike korduvate tööprotsesside automatiseerimist, mille abil saaks suuremat väärtust tootvale, huvitavamale ja loovamale tööle saata liialdamata kümneid tuhandeid riigitöötajaid.

Aastaid ametnike tööd lähedalt näinuna tean, et vähemalt pool tööajast kulub rutiinsetele, korduvatele ja loogikal põhinevatele tegevustele. Need tublid inimesed ei laiskle maksumaksja kulul, vaid raiskavad enda potentsiaali ja väärtuslikku aega bürokraatlikule nikerdamisele. Kannatab nii maksumaksja kui ka riigiametnik ise, kelle jaoks võiks töö olla loomingulisem ja tähendusrikkam.

Kujutlege igakuiselt sama blanketti täitvat, sama tõendit printivat, sama avaldust menetlevat, samale inimesele korduvalt sama otsust tegevat ametnikku. Seesama ametnik ootab iga kuu sama blanketti täitva ja sama tõendit printiva kodaniku taga, et siis toksida ühest süsteemist teise ümber andmeid PDF-failina saabunud taotluselt, millele järgneb kuni 30-päevane menetlemine. Kuust kuusse samasugused aruanded, aktid, protokollid, tellimused, kooskõlastused, raportid – see kõik, mida kirjeldab humoorikas võtmes ja kindlasti kirjanduslike liialdustega ametniku-ajaveeb „Maailm kontoris“ on ligilähedasel kujul ka päriselt olemas.

Digitaalsed abimehed – tarkvararobootikal töötavad kratid – suudaksid täna enda peale võtta lõviosa niisugusest rutiinsest, korduvast ja eeskirjastatud tööst. Lihtsat valmislahendust pole muidugi olemas, vaja läheks nii põhjalikku tööprotsesside analüüsi, kõrgtehnoloogilisi lahendusi kui ka poliitilist julgust. Töömaht oleks suur ja hind kallis, kuid tulu mitme mastaabi võrra suurem: väheneks maksumaksjate koorem ning ühtaegu liiguks kümned tuhanded võimekad inimesed rikkuse tarbijate seast rikkuse loojate sekka.

Parim näide oma töövoo korda tegemisest on Maksu- ja Tolliamet, kus korduva andmesisestamise asemel inimene kontrollib ja kinnitab eeltäidetud dokumendid. 95% kasutajatest ei muuda seal midagi ning ametnikud saavad lauskontrolli asemel tegeleda erisustega, säästes kallist tööaega ja vähendades oluliselt ka rutiinsest tööst tulenevaid vigu.

Euroopa Komisjoni andmetel oleme Eestis tööjõu efektiivsuse ja äride digiteerimise näitajatega Euroopa viimaste seas. Kui tööstuse digiteerimise osas oleme Põhjamaadest juba lootusetult maha jäänud, siis riigiaparaadi digilahenduste kaasajastamisel jõuaksime veel soomlastele ja rootslastele järele, kuid selleks tuleb astuda kiireid ja otsustavaid samme. Kujutlege riiki, kus igal ametnikul on oma robot, kes pärast väljaõpet teeb kiiresti ja eksimatult ära kogu nürima poole peremehe tööst – alates informatsiooni ühest kohast teise tõstmisest ja lõpetades kodanike kirjadele vastamisega, kus oleks ka reaalsele probleemile reaalne vastus. Olen veendunud, et tänapäeval pole see enam ulmevaldkond – seda kinnitab mitmeaastane kogemus eraettevõtete tööprotsesside automatiseerimisel – kuid vaja on kastist välja mõtlemist ja julget pealehakkamist.

Sellise lahenduse ärategemine poleks lihtsalt ilus järjekordne e-Eesti eksponaat, vaid konkreetne rahas mõõdetav lahendus meie pakilisimale probleemile – töökäte puudusele. Mis oleks, kui hakkaks tööle?

Artikkel ilmus 18. juuni Eesti Päevalehes: LINK

Andres Aavik: E-riik põleb keldrites

Posted on by Andres Aavik

Keskkonnaministeeriumi ja Eesti Raudtee hiljutised probleemid näitavad, et Eestis ei pöörata piisavalt tähelepanu sellele, kus meie e-riigi aluseks olev tarkvara paikneb, kirjutab IT-firma Flowit Estonia tegevjuht Andres Aavik.

Tarkvarast on viimasel aastal meedias palju juttu olnud: tarkvara vead, liigne keerukus ja kasutusmugavus, turvaprobleemid, suurprojektid, mida ei suudeta realiseerida jne. Teadlikkus hakkab vähehaaval kasvama ning samm-sammult tehakse asju targemini. Endiselt on meil aga väga palju taaka – infosüsteemid, mis iganevad ja vajavad uuendamist. See on tõsine probleem ja seda teadvustatakse.

Miskipärast ei pöörata aga erilist tähelepanu sellele, kus tarkvara elab. Vaadates keskkonnaministeeriumi ja Eesti Raudtee poole, siis tundub tarkvara elavat põlevas keldris. Mõlemad intsidendid tekitasid tõsiseid ahelreaktsioone.

Eesti Raudtee läks üle käsitsijuhtimisele ning oluline hulk reisironge asendati bussidega. Keskkonnaministeeriumi tulekahju seiskas töö paljudes teistes riigiasutustes – majutatakse ju nende juures muuhulgas ka Aadressiandmete Registrit, millega on liidestatud pea kõik riigi kriitilised infosüsteemid.

Aadressiandmete Registrit ehk ADSi on õnneks lihtne kopeerida ja mitmed ministeeriumid hoiavad ise enda juures varukoopiaid. Maakatastri varukoopiaid aga vaevalt keegi oma infosüsteemi tõrgeteta toimimise tagamiseks tegi.

Avaliku dokumentatsiooni kohaselt saavad just maakatastrist justiitsiministeeriumi kinnistusregister koormatiste infot, E-notar tehinguõiendite infot, majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi ehitisregister ehitiste infot ja kohalikud omavalitsused hindamisregistris vajalikku infot.

Aeg on edasi läinud ning kriitiliste infosüsteemide toimimiseks vajalikku riistvara ei peaks enam keldris elektrikapi kõrval hoidma. Erasektoris juba lülitatakse enda füüsilisi servereid järjest kiiremas tempos vooluvõrgust välja ning kolitakse üle pilveteenustele, et mitte sõltuda tulekahjust, veeuputusest ja vananevast riistvarast.

Boonusena tekib võimalus koormuspiikide korral mugavalt ajutiselt arvutusvõimsust juurde osta ning talletada varukoopiaid (või tervete süsteemide töötavaid  koopiaid) kasvõi kolmel eri mandril. Rikke korral Frankfurdis suunata kasutajad automaatselt Amsterdamis asuvaid servereid kasutama.

Riigiasutustele ning nende infosüsteemidele rakenduvad aga teised nõuded ja seadused. Oma keldris on kõik käe-jala juures ja bürokraatiat on palju vähem. Samas ei suuda Riigi Infokommunikatsiooni Sihtasutuse Riigipilv, kuhu ka keskkonnaministeerium oma rakendused plaanib kolida, täna veel kaugeltki sarnaseid võimalusi, mida erasektori ettevõtted avatud turult osta saavad.

Nii peavadki riigiasutused täna keldrist välja kolides maksma 30% kõrgemat hinda 50% väiksema teenuste valiku ja oluliselt väiksema paindlikkuse eest kui erasektori ettevõtted. Nii vaadates võib isegi tunduda, et üks väike tulekahju iga 10 aasta tagant polegi väga hull – aeg-ajalt on ju vaja niikuinii lagunevat riistvara välja vahetada.

Alternatiivina tasuks kaaluda ka riigipilve natuke rohkem investeerimist, et olla esimene riik maailmas, kes suudab oma infosüsteemide majutamiseks ja tõrkekindluse tagamiseks pakkuda tõeliselt konkurentsivõimelist teenust.