Flowit

Tööprotsesside automatiseerimine (ingl robotic process automation, RPA) on ettevõtetele mitmel moel kasulik. Siit leiate 11 levinumat RPA rakendust aastaks 2020.

Postituse kokkuvõte:

• Mis on tööprotsesside automatiseerimine?
• Miks investeerida RPA-sse?
• 11 RPA rakendust

Mis on tööprotsesside automatiseerimine?

Tööprotsesside automatiseerimine (ingl robotic process automation, RPA) tähendab spetsiaalsete arvutiprogrammide ehk tarkvararobotite kasutamist. Robotid automatiseerivad ja standardiseerivad korduvaid tegevusi, mis on tavaliselt töötajate ülesanne.

See on üüratu sektor, mis kasvab Forresteri uuringu andmetel 2021. aastaks eeldatavalt 2,9 miljardi dollarini.

Kujutlege laua taga istuvat robotit, kes kasutab samu vahendeid ja täidab samu ülesandeid nagu inimesed.

Tööprotsesside automatiseerimine ei kasuta füüsilisi roboteid. Tegemist on virtuaalsete robotitega, mis matkivad inimeste käitumist ja kasutavad rakendusi nagu iga teinegi töötaja.

Need robotid tegutsevad lihtsalt arvuti kiirusega.

Näiteks Flowiti kõige jõudsam tarkvararobot täitis iga päev tööülesandeid umbes sama tõhusalt nagu 1100 inimest.

Virtuaalsed robotassistendid täidavad üksluiseid ülesandeid, andes töötajatele võimaluse tegeleda tulusamate tegevustega.

RPA integreerub hästi olemasolevate IT-infrastruktuuridega ning toimib ka erinevate platvormide, rakenduste ja osakondade üleselt: isegi pärandrakendustega, mille uuendamine oleks väga kulukas.

Ettevõtted ei pea automatiseerimisse metsikuid summasid investeerima, kuid sellised investeeringud on ennast alati kuhjaga ära tasunud.

Miks investeerida RPA-sse?

Tööprotsesside automatiseerimine on ühtviisi tulus ja kasutajasõbralik. Selle kasutegurid on äratanud huvi kõiksugu valdkondade ettevõtetes.

Näiteid kasuteguritest:

• Suurem täpsus. Robotid on väga täpsed ja järjepidevad – nad ei tee inimlikke apsakaid ega trükivigu. Virtuaalsed robotid täidavad igapäevaseid ülesandeid, nagu kasutajakontode lisamine või kustutamine, aga ka informatsiooni kopeerimine ühest süsteemist teise, uute töötajate abistamine ettevõttesse sisseelamisel või blankettide täitmine teistest süsteemidest võetud infoga.
• Katkematu töövoog. Virtuaalsed robotid töötavad 24/7 ega pea sealjuures vahetust üle andma või tööd muul moel katkestama.
• Juhiste järgimine. Seadistatud robotid järgivad juhiseid ja jätavad igas etapis kontrolljälje. Robotid oskavad eelnevaid etappe ka uuesti läbi teha, kui peaks juhtuma, et tehtud töö tuleb üle vaadata. Nende „robotlik“ töötulemus tähendab, et need sobivad ideaalselt rangete standarditega protsessides.
• Olemasolevate parameetritega töötamine. Tavaliselt kulub palju IT-ressursse, et automatiseerimine erinevate rakendustega integreerida. Robotite puhul see nii ei ole – need töötavad olemasolevate rakenduste erinevate tasanditega, just nagu inimesed. See on eriti kasulik pärandsüsteemide puhul, milles puuduvad rakendusliidesed. Samuti ettevõtetes, kus pole olemasolevate pärandrakenduste ulatuslikuks integreerimiseks piisavalt ressursse.
• Parem moraal ja kogemus töötajatele. Töötajad saavad panustada rohkem aega ja energiat põnevamasse ja strateegilisemasse töösse. Tänu robotitele ei pea töötajad enam täitma manuaalseid ülesandeid, nagu blankettide täitmine, andmete sisestamine või veebist info otsimine. Töötajad saavad keskenduda tegevustele, mis on strateegilised ja tulusamad.
• Suurem produktiivsus. Võrreldes manuaalse tööga on kõik tööprotsessi etapid tõhusamad ja saavad kiiremini valmis.

RPA tehnoloogiat on juba oluliselt edasi arendatud ning ajaga selle väärtus ainult kasvab.

Kõrgel tasemel kognitiivne võimekus, sh tehisintellekt ja masinõpe, võimaldavad robotitel tõlgendada targalt liideseid, millega nad töötavad. Virtuaalsed robotid tulevad paremini toime vigadega ning orienteeruvad struktureerimata andmetes.

Masinõpe võimaldab robotitel aja jooksul mustreid ära tunda, mis tähendab, et robot jätab meelde, kuidas inimene tekkinud probleemi lahendas, ning tegutseb järgmine kord sarnases olukorras iseseisvalt.

11 levinumat RPA rakendust

Müügitellimused

Täpse info säilitamine ettevõtte erinevate platvormide vahel on väga üksluine ülesanne. Müügiesindajatel kulub palju aega, et sisestada andmeid kliendihalduse ja ERP-süsteemidesse.

Finantsanalüütikud peavad samad andmed kopeerima ja sisestama teise süsteemi või moodulisse.

Tulemuseks on kordused, vead ja väiksem tootlikkus. RPA automatiseerib sellised ülesanded ning võtab kogu müügiprotsessi kõigis etappides enda kanda sellised tegevused nagu andmete sisestamine ja arvete koostamine. Lisaks oskavad robotid eemaldada andmebaasidest topelt sisestatud andmeid.

Kui töötajad ei pea enam ise ajakulukaid ülesandeid täitma, saavad nad keskenduda oma põhitööle ja toota rohkem tulu.

Turundus: müügikontaktide genereerimine

Müügikontaktide genereerimine kuulub tänapäeval lahutamatult turunduse juurde. Turundusosakonnad teevad kliendihalduse süsteemides väljastpoolt leitud potentsiaalsete müügikontaktide kohta uusi sissekandeid.

Mõnele kliendihalduse platvormile on andmete sisestamise tööriist juba lisatud. Enamikes pärandrakendustes peavad kasutajad aga iga uue müügikontakti andmed käsitsi sisestama. See raiskab aega, mille töötajad võiks kulutada muude ülesannete täitmisele, ning suurendab vigade tekkimise võimalust.

Võtame näiteks ettevõtte, mis käib potentsiaalsete müügikontaktide kogumiseks erialastel konverentsidel. Nad peaksid iga võimaliku kliendi manuaalselt oma kliendihalduse süsteemi sisestama.

RPA-d saab programmeerida nii, et tarkvara impordib andmeid etteantud tabelitest. See on kiirem ja täpsem kui käsitsi sisestamine ning annab jällegi töötajatele võimaluse keskenduda potentsiaalsete müügikontaktide huvi äratamisele, mitte nende andmete sisestamisele.

Arvete haldamine

Arvete haldamine nõuab sageli korduvate manuaalsete ülesannete täitmist, kusjuures maksmisega viivitamine või ebatäpsed summad on kerged juhtuma.

Õigeaegne maksmine tagab, et kvaliteetsed kaubad ja teenused jõuavad kiiremini kohale.

Suure hulga arvete haldamisel on mitu keerulist aspekti, näiteks arvete vormingud, erinevatest allikatest pärit andmed, nende ühitamine ja ühte andmebaasi sisestamine.

RPA haldab arveid automaatselt – see vormindab sisestatud andmeid, ühitab ebatäpsusi ja isegi langetab vajalikke otsuseid ilma inimeste sekkumiseta.

RPA automatiseerib kogu protsessi alates kauba kättesaamisest kuni maksmiseni.

Tagastusraha kiirem töötlemine

Ettevõtte maine sõltub sellest, kui kiiresti suudetakse oma vigu parandada, mille üks näide on raha tagastamine. Kliendid eeldavad, et see toimub sujuvalt, kiirelt ja valutult, kuid seda on lihtsam öelda kui teha.

Kaebuste ja tagastusraha nõuetega kaasneb palju infot, milles orienteerumine võib olla väga väsitav. RPA tegeleb sellega ja töötleb tagastusnõuet ilma viivitusteta. Kliendid on rahul ja kaubamärgi hea maine säilib.

Palgaarvestus

Igakuise palgaarvestuse pidamine on aeganõudev ja korduv ülesanne iga ettevõtte personaliosakonnas.

Palgaarvestus nõuab suure hulga andmete sisestamist. Siin tekivad sageli ebatäpsused, mis põhjustavad maksete viibimist ja töötajate rahulolematust.

RPA säilitab ühtsed andmed kõigis süsteemides, kinnitab ajatabelid, arvestab tasu töökoormuse järgi ja arvestab makse. Virtuaalsed robotid automatiseerivad palgasedelite väljastust ning peavad arvestust boonuste ja muude hüvitiste maksustamise üle.

RPA automatiseerib töötasuga seotud ülekanded otsast lõpuni, et vältida ebatäpsusi ja viivitusi.

Finantsaruanded ja raamatupidamine

Iga kuu või kvartali lõpp on stressirohke aeg kõigile finantsala või raamatupidamise töötajatele, kes koondavad palavikuliselt ettevõtetele erinevatest allikatest infot.

RPA analüüsib möödunud ja praegusi turutrende, et prognoosida ettevõtte finantsseisu ja koostada dispersiooniaruandeid. Lisaks võib RPA laadida alla igakuiseid müügiandmeid ja arvutada maksmata vahendustasusid, teha makseid ja salvestada kogu finantsinfo.

RPA kulutab automaatsele finantsinfo kogumisele vaid murdosa sellele varem kulunud ajast ning võimaldab raamatupidajatel kasutada infot ülevaate saamiseks ja prognoosimiseks.

Klienditeenindus

Tänapäeval tahavad kliendid kiireid vastuseid ning sama kiireid lahendusi. RPA tagab, et kliendid on rahul ja nende soovid täidetud.

Automaatsed kliendihoolduse süsteemid filtreerivad päringuid ja annavad kliendile esialgse vastuse. RPA kategoriseerib päringuid ja edastab need õigesse osakonda, näiteks tehnilisele toele, teenindusele või müügiosakonda.

Tänu kategoriseerimisele leitakse õige kliendihoolduse agent, kes saab kiiresti vastata. Nii pole vaja kliendi kõnet ühelt klienditeenindajalt teisele suunata.

Klienditeenindus hõlmab suurt hulka paika pandud reeglitega protsesse, mida saab muuta sujuvamaks. Viimaste uuringute andmetel on võimalik 70–80% neist protsessidest automatiseerida ning klienditeenindus on hea esimene valik.

Andmete säilitamine

RPA võib säilitada, sorteerida, organiseerida ja ligipääsetavaks muuta igasuguseid äriandmeid. Süsteemid oskavad kategoriseerida erinevat infot alates kontaktandmetest, ostuajaloost ja eelistustest kuni personaliinfoni, nagu sünnipäevad või lepingud.

Andmekaitse tõttu tekib tundlike andmete puhul vajadus need automaatselt hägustada. Infot ei pea peitma, vaid lihtsalt anonüümseks muutma.

Selliseid andmeid võib kas lukustada või kuvada, olenevalt sellest, millised on ametipositsiooni privileegid.

Seega pääsevad kliendihoolduse agendid, müügiesindajad, personaliosakond ja juhatuse liikmed küll ühtviisi andmetele ligi, kuid ei saa tundlikke või hägustatud andmeid jagada. Pole tarvis infot sisestada ega muretseda selle täpsuse ja tundlikkuse pärast.

Info säilitamine on töötajate jaoks üks keerulisemad ülesandeid ning võib kergesti stressi tekitada. RPA aitab korduvaid ülesandeid kuni 80% ulatuses vähendada.

Hinnavõrdlus

Tootmiseks või teenuste osutamiseks peavad ettevõtted endale hulgi vahendeid ostma.

Töövahendite hind mõjutab ettevõtte tulu ja kasumit. Töötajad teevad pidevalt veebis uurimistööd, et iga ost oleks läbi mõeldud ja vähendaks loodetavasti kulutusi.

Selline uurimistöö on ajamahukas ja keeruline, mistõttu paljud ettevõtted viivadki siinkohal läbi RPA rakendust. Virtuaalsed robotid võrdlevad erinevate tootjate hindu, kvaliteeti ja kauba omadusi. Tänu sellele saab ettevõte soetada parimad ja konkurentsivõimelisemad tooted.

Värbamine

RPA rakendust läbi viies võib kiirendada värbamsie protsessi. Robot oskab koguda CV-sid erinevatelt platvormidelt, hinnata nende väärtust ning sorteerida välja rämpsposti ja soovimatud avaldused.

RPA kiirendab värbamist märgatavalt. See vähendab värbamisega tegelevate töötajate vaeva ja võimaldab neil iga sooviavaldust põhjalikult hinnata.

Virtuaalsed robotid tulevad toime 90–95% oluliste värbamisprotsessidega, sealhulgas valimise, hindamise, mõõtmise ja uue töötaja abistamisega sisseelamisel.

IT: uute kasutajate lisamine

IT-osakonnad kulutavad palju aega uute töötajate kasutajakontode ja olemasolevate töötajate rakenduspõhiste profiilide seadistamisele.

Andekad töötajad peavad tegema väikese väärtusega korduvaid ülesandeid. Lisaks võib süsteemis puududa funktsioon, mis vastutab serveripoolse osa automatiseerimise eest.

Näiteks võib IT-osakond juba kasutada automatiseeritud süsteemi uute kasutajakontode seadete jaoks.

Lühidalt, kasutaja soovib luua mingis süsteemis konto. Kui süsteemi administraator on tema taotluse heaks kiitnud, siis konto luuakse. Jätkamiseks saadetakse administraatorile automaatne e-kiri, et kasutaja kinnitada. Viimaks saab IT-osakond seadistada kasutaja turvaload.

Protsessi kiirendamiseks saab virtuaalne robot teha seadistamise administraatori asemel. IT-osakond peab manuaalselt vaid sooviavalduse kinnitama.

Personaliinfo töötlemine

Personaliinfo säilitamine ja töötlemine võib olla keeruline. See kulutab palju aega ja närve.

Edukas ettevõttes koguneb hulgaliselt töötajate andmeid, mida on keeruline sorteerida. RPA võib koguda ja organiseerida kogu info, mida personaliosakond vajab.

Kasutades sellist RPA rakendust, saab korrastada info töötajate tausta, töötasude, hüvitiste ja kvalifikatsiooni kohta. See tuleb toime kõigi igapäevaste ülesannetega ning võimaldab personaliosakonnal keskenduda inimestega suhtlemisele.

Personaliosakond saab seada esiplaanile töötajate tootlikkuse suurendamise, töökoha kultuuri ja uute andekate töötajate leidmise.

Erinevas formaadis andmete kogumine

Andmeid esineb erinevas formaadis – toimetamist vajavad andmed, skannitud info või käsitsi kirjutatud märkmed. Inimestel, kes nende andmetega tegelevad, võib olla raske infot lugeda ja süsteemi sisestada.

RPA kasutab erinevas formaadis infot lugemiseks optilist märgituvastust. Pärast skaneerimist ja töötlemist sisestab robot info andmebaasidesse.

Töötajad kulutavad umbes 10–20% tööajast viitamisega seotud arvutiülesannetele. Kogu seda aega oleks võimalik kasutada produktiivsemale tegevusele.

Selle protsessi automatiseerimine säilitab infot täpselt ning toob ettevõttele tagasi märkimisväärse investeeringu.

Kokkuvõte

Tööprotsesside automatiseerimist võib kasutada väga erineval moel, et säästa aega ja raha ning suurendada töötajate rahulolu.

Meie Flowitis julgustame ettevõtteid kasutama tarkvararobotit. Soovitame kasutada automatiseerimist kogu süsteemi ulatuses.

Loomulikult võite ka alustada rahulikult ja automatiseerida ühe protsessi korraga, et teha kindlaks, kas see on teie ettevõttele õige valik.