Flowit

See artikkel ilmus esmalt meie kliendi Robby & Bobby blogis, kellele oleme ehitanud mitmeid raamatupidamise automatiseerimise tööriistu.

Arvestades seda, kui palju on raamatupidamine viimase 30 aastaga muutunud, ei oska me ilmselt ettegi kujutada, mida põnevat võivad tuua meile järgmised 30 aastat. Mõned trendid on etteennustatavad, näiteks see, et raamatupidamine muutub tulevikus automaatsemaks või et programmid saavad tulevikus ise aru, kuhu konto külge arve siduda. Kuid on lahendusi, mis on üsnagi taskukohased ja mida saab rakendada juba täna – üks neist on tarkvararobot ehk RPA. 

Mis on tarkvararobot ehk RPA?

RPA (robotic process automation) on korduvate ja aeganõudvate tegevuste usaldamine robotile, eesmärgiga vabastada töötajate aega suuremat lisandväärtust loovate tegevuste jaoks. Rutiinsete ja aeganõudvate tegevuste alla kuuluvad näiteks andmete sisestamine, kontrollimine, võrdlemine ja muutmine või info kogumine erinevatest süsteemidest. Sellist tööd on raamatupidajatel ikka veel ohtralt.

RPA on väga kasulik, kui on vaja toimetada erinevate programmide vahel, mida ei saa omavahel APIga ühendada. Samuti on RPA-st kasu siis, kui üheks osalevaks programmiks on e-posti programm, Messenger või mõni vanamoodne programm, mida ei soovita veel välja vahetada.

Nägin paar aastat tagasi videot, kus RPA kontrollis uue töötaja esitatud dokumente, küsis e-kirja teel puuduvaid dokumente, kinnitas töötajale e-kirja teel, et nüüd on kõik korras, registreeris seejärel inimese erinevates registrites ning tellis talle tööarvuti. Vau!

Põhimõtteliselt on RPA Exceli makro edasiarendus, ainult et kui makro toimetab vaid Exceli piires, siis RPA suudab toimetada erinevate programmide vahel – võtta siit, kleepida sinna, kui valmis, riputada fail Drive-i ja saata link e-kirjaga laiali. Kõlab uskumatult? Või pigem geniaalselt?

Oluline on mõista, et RPA on algoritmi alusel toimetav „makro“, see ei ole AI rakendus ehk tehisintellekt. RPA on täpselt nii tark või rumal, kui selle kirjutaja koostatud programm. Ükski IT-inimene ei suuda üksi korraliku raamatupidamise RPA kirjutamisega hakkama saada, sest RPA, millest midagi ka kasu oleks, vajab protsesse mõistva raamatupidaja sisendit ja kontrolli. Eks seetõttu neid rakendusi raamatupidamises veel vähe ongi.

RPA tööpõhimõte erineb oluliselt traditsioonilistest süsteemi integratsioonidest. Nimelt suudab RPA ühendada omavahel ka kõige erinevamad programmid ning võib öelda, et see on tõepoolest automatiseerimise viimane sõna. Pikas plaanis toob RPA endaga kaasa väiksemad tööjõukulud, kiiremad protsessid, suurenenud täpsuse ja lihtsamad töövood. Robotid suudavad mikrotasandil teha tegevusi, mida traditsioonilised lahendused kunagi ei suuda.

Tarkvararobotist saadav kasu raamatupidamise automatiseerimisel:

• Vähem vigu – automatiseerimine vähendab inimese poolt tehtavaid vigu ja säästab kulusid.
• Efektiivsuse kasv – robot on rutiinsete ülesannete täitmisel kiirem ja efektiivsem. Inimene saab lisaaega mõtestatud töö tegemiseks.
• Väiksemad kulud – robotid töötavad vajadusel 24 tundi päevas ja 7 päeva nädalas, lisaks ei võta nad kohvipause, ei jää haigeks ega soovi palgakõrgendust.
• Tööga rahulolu – vähendades inimese igapäevatöös ebameeldivat rutiinset osa, on töötajad õnnelikumad. Kasvab nende rahulolu ja loomingulisus.
• Valikurohkus – RPA kasutamine raamatupidamises ei ole piiratud ainult ühe konkreetse protsessiga, seda saab rakendada paljudele protsessidele üheaegselt – kohustused, nõuded, sulgemised, kontrolleri töö, finantsplaneerimine ja finantsanalüüs, kulude juhtimine ning isegi maksud.
• Madalad nõuded olemasolevate programmide ümberseadistamiseks – RPA rakendamine ei nõua suuri ümberkorraldusi, RPA on ühtaegu nii ühenduslüli kui katus, paiknedes juba kasutusel olevate programmide kohal ning vähendades vajadust teha muudatusi olemasolevates programmides.
• Olematu sisseelamisaeg – erinevalt töötajast ei nõua robot pikka sisseelamisaega, RPA saad installeerida vähem kui nädalaga. Tuleb vaid hoolikalt analüüsida, kus seda raamatupidamises siiski täpsemalt rakendada, et sellest ka päriselt kasu oleks.

Millisteks tegevusteks saab raamatupidamises tarkvararoboteid kasutada

Alljärgnev ei ole kindlasti lõplik loetelu, kuid toome mõned näited RPA kasutusvõimalustest:

• andmete vastavuse tagamine ja kvaliteedi kontroll, erinevate programmide vahel andmete vastavuse kontrollimine ja vigade otsimine
• bilansikontode hooldus – saldode võrdlus analüütikaga, sh võib analüütika olla erinevates programmimoodulites, käsitsi tehtud Exceli tabelites või teises programmis
• muud kuu lõpetamisega seonduvad kontrollid
• andmete edastamine ühest programmist teise, kui API ühendus ei  ole võimalik – seda juhtub sageli, et üks programmidest on väga kinnine või vanaaegne, aga protsess iseenesest on selgelt kirjeldatav
• tarnija andmete sisse tõmbamine programmi – krediidiskoori, maksuandmete jm vajaliku info automaatne täitmine
• kliendi andmete sisse tõmbamine ja põhiandmete uuendamine perioodiliselt
• kahe programmi või ühe programmi erinevate moodulite vahel andmete võrdlemine
• pangaväljavõtte lõppsaldo ja deebet/kreeditkäivete võrdlemine raamatupidamisprogrammi andmetega
• programmist raporti võtmine, analüüsimine ja e-postiga edasisaatmine / pilve laadimine;
• erinevate meeldetuletuste saatmine
• kulujaotuse andmete lisamine arvetele, vastavalt etteantud tabelile
• arvete genereerimine vastavalt saadud andmetele ja arvete väljasaatmine
• hinnavõrdlus erinevate tarnijate vahel
• turuanalüüs
• klientide ja tarnijate taustakontrolli läbiviimine
• arvete vastavuskontroll lepingutingimustega

Võimalikud probleemid RPA kasutamisel

RPA sõltub tihtilugu programmide visuaalsest lahendustest – kui teises programmis või veebilehel muudetakse nupu asukohta, tuleb vastav täiendus sisse viia ka RPA-s. Samuti vajab RPA regulaarset hooldust, ei ole nii, et korra ehitad ja järgmised 5 aastat töötab.

Kui programmide vahel saab kasutada API-ühendust, võiks kindlasti seda eelistada. Kui on võimalik kasutada spetsiaalset programmi (nt ostuarvete või tšekkide halduseks, e-kirjade edastamiseks, vms), võiks samuti selle kasuks otsustada. Aga kui muud varianti ei ole, võib RPA olla väga kasulik ja tohutult aega säästev lahendus. 

Automatiseerimise tulevik

Nagu juba öeldud, ei oska me ilmselt ettegi kujutada, mida põnevat järgmised 30 aastat meile raamatupidamises toob. Siiski on mõned trendid, mida võib lisaks tarkvararobotile ette näha juba praegu.

Raportid. Üks kindel tulevikulahendus on targad äpid, mis koguvad andmeid erinevatest allikatest, joonistades neist seejärel soovitud analüüse ja andmeid. Nutikate äppide kokkupanek nõuab aga seda, et arendustiimis oleks vähemalt üks tark raamatupidaja-kontroller, kes saab detailideni aru, kust andmed tulevad või kuidas neist raport kokku saab. Seetõttu on selliseid lahendusi endiselt väga vähe ja IT-inimesed nendega üksi hakkama ei saa.

Reaalajas raamatupidamine. Tulevikus registreeritakse kõik majandustehingud kohe ja automaatselt ning analüütikat saad vaadata juba järgmisel hommikul. Mõnes töölõigus oleme ehk peaaegu sinnani juba jõudnud, kuid arenemisruumi on küll ja veel.

Õppivad programmid. Kindlasti on programmidele lisandumas õppimisvõime. Näiteks kui tuleb uus e-arve, siis oskab programm lugeda, mis arvele on kirjutatud (näiteks – mobiiltelefon) ja pakub välja, et sobivaks kontoks on 5340 Telefonikulu.

Loe ka sama seeria eelmisi postitusi:

Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 1. osa: Müügitehingud       

Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 2. osa: Ostuarved ja tšekid