See artikkel ilmus esmalt meie kliendi Robby & Bobby blogis, kellele oleme ehitanud mitmeid raamatupidamise automatiseerimise tööriistu.
Raamatupidamise automatiseerimise teises osas räägime sellest, kuidas muuta ostuarvete ja tšekkide liikumine automaatsemaks. Vaatame, kas tšekkidest on võimalik loobuda ning kuidas ostuarved ja tšekid lihtsamalt raamatupidamisprogrammi sisestada.
Vaatame eraldi tšekke ja ostuarveid
Tšekk on kauplusest tehtud ostu kinnitus, algdokument, mis on enamasti paberkujul. Mõned näited – ostsin poest äripartnerile kingiks kommikarbi, tankisin autot, sõitsin taksoga vms. Tšekk võib olla makstud nii sulas kui kaardiga, töötaja enda rahaga või ettevõtte kaardiga.
Kas tšekid on vältimatud või saab ka ilma?
Tšekimajandus on tüütu, sest paberdokumentide alleshoidmine, kokku kogumine ja õigeks päevaks raamatupidajale esitamine võib osutuda tõeliseks väljakutseks ka kõige pedantsemale inimesele. Lisaks sellele, et tšekid kipuvad kaduma, ei ole need igikestvad – info nende peal kipub kustuma. Samuti peab arvestama, et raamatupidajale tekitavad tšekid alati lisatööd, sest nõuavad käsitsi sisestamist.
Pabertšekkide vähendamiseks võta ette viimaste kuude tšekid ning analüüsi, milliste ostudega need seotud on. Kui võimalik, leia moodus tšekkidest pääsemiseks, näiteks:
- sõlmi tavalise taksoga sõitmise asemel Bolt-i ärikliendi leping
- tee kuuarvega leping mõne suure tanklaketiga suvaliste tanklaostude asemel
- eelista kaupade soetamist kohtadest, kus saab arvega tasuda (kui sa veel ei teadnud, siis isegi Selver suudab ettevõttele tavapäraseid hiljem tasutavaid arveid saata).
Nende tšekkide jaoks, millest pääsu ei ole, kasuta mõnda mugavat appi. Ingliskeelses maailmas on populaarne rakendus Expensify, Eestis CostPocket (endine tsekk.ee).
CostPocketis käib asi nii. Ostu sooritaja teeb tšekist spetsiaalse rakenduse abil telefoniga pildi, märgib juurde, kas see on ettevõtte kaardiga makstud või kuulub see hüvitamisele töötajale, ning vajutab nuppu. Kõik! Töötaja võib tšeki ära visata ja tšeki andmed jõuavad elektroonselt raamatupidamisprogrammi.
Costpocketil on olemas ühendused levinumate tarkvaradega (Merit, Directo, Standard Books jms). Pikemat loetelu vt siit: https://costpocket.com/et/kuidas
Ostuarvete automaatsemaks käsitluseks on kolm erinevat varianti:
- digiteerimisteenuse pakkuja – nii digiteerimine kui ostuarvete haldusprogramm
- digiteerimisteenuse pakkuja – ainult digiteerimine
- raamatupidamisprogrammi enda digiteerimisvõimekus.
Digiteerimisteenuse pakkujaid on Eestis vähemalt neli – Omniva, Fitek, Telema (eFlow) ja Envoice. Telemal on võimekus hallata ka kaubaarveid (EDI lahendus), teised tegelevad teenusearvetega.
1. Kui ettevõte on veidi suurem, arved vajavad mitme inimese kinnitust ning kasutusel on täpne kulude jaotuse loogika ja mitmed kulukohad, siis on kindlasti mõistlik kasutada arvehaldusprogrammi.
Arvehaldusprogrammi loogika:
- Ostuarve saadetakse müüja poolt arvehaldusprogrammi, kas e-arvena otse või e-kirjana läbi digiteerimiskeskuse.
- Arvehaldusprogrammis märgitakse ostuarvele õiged kulukontod ja kuluobjektid, soovi korral saab kasutada kinnitusringi. Arvehaldusprogramm programm toimib ühtlasi ostuarvete arhiivina. Samuti saab arvehaldusprogrammi saata tšekid koos kuluaruannetega, siis on kõik mugavalt ühes kohas.
- Peale konteerimist ja kinnitamist saadetakse ostuarve info raamatupidamisprogrammi.
Ostuarve kinnitusring
Ostuarve kinnitusring tähendab, et arvet saab kinnitada mitu inimest. Suurtes ettevõtetes aitab kinnitusringi kasutamine arvete liikumise protsessi oluliselt kiirendada. Paberarveid kinnitamise kaustadega ringi tassida või meili teel kinnitusi otsida on väga ajakulukas, lisaks võib suurettevõttes olla kinnituse ring üsna pikk. Kõigepealt lisab raamatupidaja kulukonto ja saadab arve kokkulepitud kinnitusringile. Seejärel kinnitab arve sisulist õigsust ostu sooritanud töötaja (vajadusel lisab kulujaotuse info ja saab ka kommenteerida). Siis kinnitab arve maksmise juhatuse liige või finantsjuht. Lõpuks vaatab raamatupidaja andmed veel korra üle ning saadab arve edasi raamatupidamisprogrammi.
Väiksemates ettevõtetes on kinnitusringi kasutamine oluline eeskätt kuluarvestuse jaoks. Arvehaldussüsteem võimaldab ettevõtte töötajal kulud õigesti liigitada. Töö tellinud töötaja teab täpselt, millise projektiga see ostuarve seotud on, kuid raamatupidajal pole aimugi, millega tegu. Infot saab muidugi edastada ka e-kirja teel, aga see on märksa vigade altim ja ajakulukam.
2. Väiksemas ettevõttes võib kasutada ainult digiteerimist, kui eraldi kinnitamist ja kulukohtade lisamist vaja ei ole. Ei ole mõtet oma elu keerulisemaks teha, kui vajadus selleks puudub.
3. Samuti võib kasutada raamatupidamisprogrammi enda digiteerimisvõimekust – saadad arve meilile, jõuab raamatupidamisprogrammi, viiakse läbi digiteerimine (ainult programmi poolt, raamatupidaja kontrollib ja parandab) ning kasutad arvete arhiveerimist raamatupidamisprogrammis.
Selle variandi miinused:
- suurem sõltuvus raamatupidamisprogrammist – arveid säilitatakse programmis ja nende eraldi allalaadimine on tüütu (kuigi Meritis on nüüd olemas ka arvete allalaadimisvõimalus, perioodi arved kokku zip-failina)
- ainult OCR (digiteerimisprogramm, optical character recognition) digiteerimine on täna veel ebapiisava kvaliteediga (digiteerimisteenuse pakkujatel vaatab inimene üle ja teeb parandused).
Lisaks ei pruugi ettevõttele sobida, et paljud töötajad ettevõtte finantsidest detailset infot omavad. Ja raamatupidajale ei meeldi kohe kindlasti, kui ilma raamatupidamisoskusteta inimesed programmis ringi kondavad või kogemata midagi ära rikuvad.
Võimalikud probleemid arvehaldusprogrammi kasutamisel
Nagu iga programmiga, võib ka arvehaldusprogrammi kasutamisel tekkida vigu. Mõned näited:
- ostuarve ei jõua arvehaldusprogrammi (vahel harva kaob arve kuskile internetiauku ja ei jõua kohale)
- digiteerimisprogramm ei tee kvaliteetset tööd
- arvete liikumine läbi digiteerimiskeskuse on aeglane (eriti kuu algul)
- programmide omavaheline koostöö võib tõrkuda (näiteks kui info tuleb laohaldusprogrammist, tuleb aegajalt kontrollida andmete vastavust).
Pangaliikumiste automatiseerimine
Kui pangatehinguid on vähe ja tehingud on ebastandardsed, võib need sisestada raamatupidamisprogrammi käsitsi. Tehingute arvu kasvades on aga kõige lihtsam lahendus see, kui raamatupidamisprogramm on API kaudu ühenduses pangaga (nt Merit on ühendatud Swedbanki, SEB ja LHV-ga). Nii saad maksekorraldused otse programmist panka saata, pank omakorda saadab laekumiste ja muude liikumiste info otse programmi. Kiire, mugav, operatiivne.
Ära unusta, et API kaudu saadetud tehingute info ja kuulõpu saldo tuleb kindlasti üle kontrollida.
Pangatehingud liiguvad korra päevas ning mitte veel täiesti automaatselt ja reaalajas, vaid vajavad endiselt raamatupidaja kinnitust. Soovitame raamatupidamisbürooga kokku leppida, mis kellaks igapäevaselt eelmise päeva pank sisestatakse. Väiksema ettevõtte puhul võib panga sisestada ka näiteks kord nädalas.
Kui API otseühendust ei ole, on võimalik maksekorraldused panka saata ka failina – valmistad programmis ette, salvestad failina, impordid panka. Samuti saab failina alla laadida pangaväljavõtted ja need raamatupidamisprogrammi importida. See on küll tülikam kui eelmine variant, aga siiski päris mugav lahendus. Eriti kui tehingud on lihtsad, ostu- ja müügiarved on juba sisestatud ning tehinguid on palju.
Kui tahate rohkem infot ostuarvete ja tšekkide automatiseerimise kohta, siis palun võtke meiega ühendust.
Loe ka sama seeria esimest postitust müügitehingute teemal: Kuidas oma raamatupidamist automatiseerida? 1. osa: Müügitehingud
