Flowit

Ettevõtted soovivad tööprotsesside automatiseerimise kaudu suurendada tõhusust ja tootlikkust. Kui RPA-projektid ebaõnnestuvad, võib ettevõtte aga soovitud kogemusest ilma jätta.

Postituse kokkuvõte:

• Miks kasutada tööprotsesside automatiseerimist?
• Miks nii paljud RPA-projektid ebaõnnestuvad?
• Läbikukkunud RPAst õppimine
• Kuidas RPA valdkonda muudab

Teatavasti on robotid rasketööstuse loomulik osa. Nende virtuaalne kolleeg, tööprotsesside automatiseerimine (ingl robotic process automation, RPA) aga alles alustab selles valdkonnas.

Selle tehnoloogia intelligentsed tarkvararobotid täidavad monotoonseid ja ajakulukaid ülesandeid ning pakuvad ohtralt kasutegureid alates suuremast täpsusest kuni väiksemate kulutustega saavutatud tõhususe ja tulususeni.

Ilmselgetest kasuteguritest hoolimata kukub RPA ka sageli läbi. Ettevõtted ei oska alati hinnata, millised väljakutsed tööprotsesside automatiseerimisega kaasnevad. Forbesis kirjutati, et 54% tehnoloogilistest vigadest põhjustab nõrk juhtimine, samas kui ainult 3% probleemidest on omistatavad tehnilistele riketele.

Miks kasutada tööprotsesside automatiseerimist valdkonna muutmiseks?

Ettevõtted loodavad robotiseerimise kaudu vähendada tööülesannete täitmises esinevaid vigu. RPA järgib kindlaid reegleid, mis ei luba ülesannet valesti täita, samas kui inimesed võivad mahukas protsessis midagi kahe silma vahele jätta.

Robotiseerimine vähendab ka kulusid. Mis kasu saab ettevõte, mis investeerib kõrgkvaliteetse virtuaalse roboti arendamisse? Lihtne – robotid pole inimesed ega soovi ülesannete sooritamise eest rahalist preemiat ega kõrgemat positsiooni.

Lisaks tegutseb RPA kiiremini, sest kasutab madala koodiga arendust. See tähendab, et valmis moodulid on loodud genereerima lahendusi. Manuaalselt kirjutatakse võimalikult väike hulk koodi, millega aga automatiseeritakse enamik üksluisetest ülesannetest.

RPA kasutamine toob seega investeeringu kiiremini tagasi, sest ei nõua ettevõtte restruktureerimist.

Kui nii, siis miks kukub nii palju RPA-projekte läbi?

Üleilmselt kukub läbi umbes 30–50% uutest RPA-projektidest, mis on hämmastavalt suur hulk. Kui tehnoloogiate tootjad väidavad, et aitavad muuta ettevõtete toimimise viisi ja loendavad ilmselgeid kasutegureid, siis miksebaõnenstuvad nii paljud RPA-projektid?

RPA-projektid kukuvad läbi, sest ettevõtted ja tehnoloogia reklaamijad ei oska seda õigesti kasutada.

Tavaliselt kukub RPA-projekt läbi seetõttu, et hinnatakse valesti eeltööd, mida on vaja enne uue protsessi alustamist. Juhid tahavad kiiremat, paremat ja sageli ka odavamat lähenemist RPA-le.

Selline lähenemine nõuab IT-osakonnalt uue projekti kiiret käivitamist, kuid peagi peavad nad hoopis kiirustades tehtud tööd parandama. Projekti hakkavad imbuma ebatäpsused, mistõttu juba pilootprojekt lööbki eelarve lõhki.

Viimasena mainitu on eriti murettekitav.

Pilootprojekte viiakse küllaltki tihti ellu, kuid ükski töötaja ei soovi vastutust endale võtta, mille tulemus on ainult osaline huvi projekti vastu ning parima potentsiaali raisku laskmine.

RPA-d peetakse tavaliselt puhtalt tehnoloogialahenduseks, see tähendab IT-osakonna tegevusalasse kuuluvaks, kuid tegelikult on tegemist siiski ärilahendusega. RPA-projekti peaks juhtima äriosakond, mitte IT-osakond.

Läbikukkunud RPA-projektid kui õppetund

Hea uudis on see, et enamik RPA-projektid ebaõnnestuvad tulenevalt inimlikest vigadest, mitte tehnoloogiast. Oluline on kõrva taha panna, et ettevõtted saavad tehtud vigadest õppida ja läheneda asjale täiesti uutmoodi.

Ettevõtted peaksid koostama kogu RPA rakendamisprotsessi hõlmava tegevuskava. See tagaks, et kõik projektiga seotud inimesed mõistavad täielikult oma vastutusala.

Ettevõtted peaksid kindlasti juhendama kõiki seesmiseid ja väliseid huvigruppe, et keegi ei looks tulemuse kohta valesid eeldusi.

See on eriti tähtis projektide puhul, kus pole välist koostööpartnerit. Ühene arusaam korraldusest on väga oluline seetõttu, et lõpuks vastutab ainult ettevõte.

Kogu meeskond ja juhatus peavad täiel määral panustama. Juhatus peab protsessi kõik etapid üle vaatama ning tegema kindlaks, et osakonnad panustavad automatiseerimisele piisavalt palju aega. RPA tulususes peaks igaüks veendunud olema.

Oma kogemuse põhjal soovitame konsulteerida järgmiste osakondadega:

IT-osakonnaga peaks nõu pidama enne RPA lahenduse tegevuskava loomist. IT-osakond koordineerib erinevaid osakondi nii ettevõtte sees kui ka väljaspool. Nad peaks teadma ka seda, kas uue lahenduse integreerimine olemasolevate süsteemidega võib probleeme tekitada. Kui ettevõtte sees juba kasutatakse RPA-d, peaks IT-osakond mõlemad lahendused ühendama ning kasutama eelmisest RPA paigaldamisest omandatud teadmisi.

Andmed ja analüütika kuuluvad enamiku juhatuste päevakorda ning robotid on võimelised läbi töötama väga suurt hulka andmeid. Kui analüütikud on kutsutud väljastpoolt, siis tuleb olulisemaid otsuseid langetada selle järgi, kui palju väärtuslikke andmeid robotid toodavad, mitte levinumatest robotiseeritud installatsioonidest kogutud diagnostilise info põhjal.

Personaliosakond peab kindlasti kaasatud olema, sest vastasel juhul võib RPA kasutamise koolitus jäädagi tööplaani lisamata. RPA-koolitus on väga tähtis, et vähendada konsultantidest sõltumist ja anda töötajatele rohkem volitusi.

Välised RPA-asjatundjad nagu meie tegutsevad suurte ettevõtete juures juba arvukate protsessidega. Meiega konsulteerimine peaks olema loomulik samm, sest me oleme RPA kasutamisel kogenud.

Enamikul ettevõtetel ei ole oma RPA-lahendusi, mistõttu nad soovivad, et meie arendaksime tehnoloogiat nende eest. Pakume täielikke valmislahendusi või nõuandeid, kui klient soovib RPA-d majasiseselt arendada.

Ettevõtted nagu Flowit saavad RPA-protsessidest aru ja tagavad, et RPA rakendamisega ei kaasne mingit pettust. See sobib suurepäraselt ettevõtetele, mis ei soovi tegeleda keerulise automatiseerimisega, ning ettevõtetele, mis ootavad edukat tulemust üle 90% tõenäosusega.

Kuidas on RPA valdkonda muutnud

Edukad RPA-projektid õpetavad meile sama palju kui läbikukkumised. Ettevõtetelt, mis on hakanud tänu sellele tehnoloogiale õilmitsema, on palju õppida.

RPA muudab kogu valdkonda, sest kulude vähendamine, inimlike vigade välistamine ja korduvate ülesannete kaotamine vabastab töötajate ressursse.

Sellegipoolest tuleb läbikukkumise välistamiseks RPA-d õigesti kasutada. Vastasel juhul läheks raisku kogu potentsiaalsesse tehnoloogiasse tehtud investeering.

RPA korrektseks kasutamiseks peaksid ettevõtted teadma, milliseid vigu on varasemalt tööprotsesside automatiseerimisega tehtud. See vähendab sarnaste vigade kordamise tõenäosust juba enne projekti töösse võtmist.